Neste Oyj

Systam Respa vierailijahallintajärjestelmä uudisti Nesteen Espoossa sijaitsevan pääkonttorin vierailijahallintaa parantaen vierailijakokemusta, vierailuiden yleistä sujuvuutta, turvallisuutta ja tilastointia. Nesteellä vertailtiin eri toimittajia ja päädyttiin Systam Respaan sen ominaisuuksien, toimitusreferenssien sekä modernisoituun aulaan soveltuvan ulkoasun takia.

Järjestelmän valinta oli helppoa, sillä vain Systamin Respa -ratkaisu täytti silloin esittämämme tarpeet.

Neste Oyj Kiinteistöpäällikkö Esko Koho

Sujuvuutta, turvallisuutta ja parempaa palvelua

Ennen Systam Oy:n Respa -ratkaisua vieraat kirjoittivat tietonsa käsin lomakkeille sekä allekirjoittivat erikseen NDA sopimuksen. Prosessi näyttäytyi vieraan kannalta vanhentuneena, vierailijamäärien seuranta oli vaikeaa eikä vieraista jäänyt selkeää tilastotietoa. Lisäksi aulapiste ruuhkaantui ajoittain, kun jokaisesta saapuneesta vieraasta täytyi erikseen soittaa vierailun vastaanottajalle. Uusi järjestelmä haluttiin ottaa käyttöön samassa yhteydessä kun aulaympäristö uudistettiin kesällä 2015.

Nyt vieraat ovat osanneet käyttää järjestelmää hyvin ja ovat olleet tyytyväisiä. Myös meidän turvallisuuspuolella on tykätty kun vierastiedoista saadaan helposti halutut raportit. Järjestelmän käyttöönottaminen sujui ilman suurta muutosvastarintaa

Lähtökohta Nesteellä on, että kaikki vierailijat kirjataan samaan järjestelmään ja valokuvataan. Vierailijamäärät Nesteellä ovat suuret ja päivittäin saapuu myös suurempia ryhmiä kerralla. Tämä aiheuttaa suuria vaatimuksia järjestelmän sujuvuudelle.

Nesteelle saapuessaan vieraat voivat kirjautua joko itsenäisesti Respa Prestige itsepalvelupäätteellä tai aulahenkilökunta voi kirjata vieraat saapuneiksi, valokuvata ja tulostaa kuvalliset vierailijakortit. Ennen saapumistaan vieraat saavat viestin, jossa kerrotaan yleistä tietoa vierailuun liittyen. Mukana toimitetaan myös pikakoodi, jota näyttämällä vieraat voivat kirjautua vain koodia näyttämällä. Vieraat täyttävät myös NDA sopimuksen sähköisesti, josta tallentuu tieto vierailijahallintaan. Isommille ryhmille tulostetaan aulapisteellä yleensä vierailijakortit valmiiksi, jotka jaetaan samalla kun henkilöt merkitään saapuneiksi.

Systam on reagoinut esittämiimme toiveisiin nopeasti ja järjestelmä on saatu hyvin sovitettua tarpeiden mukaiseksi. Järjestelmää kehitetään hyvin aktiivisesti, mikä on ollut mukavaa huomata. Parhaillaan suunnittelemme uusien toimintojen kuten kalenteri-integraation käyttöönottamista.


Neste Oyj

Neste on maailman suurin uusiutuvan dieselin valmistaja ja myös maailman suurin yhtiö, joka tuottaa uusiutuvia polttoaineita jätteistä ja tähteistä. Lisäksi Nesteellä on yli 1 000 asemaa kattava verkosto Suomessa, Pietarin alueella Luoteis-Venäjällä, Virossa, Latviassa ja Liettuassa. Liikevaihtoa vuonna 2015 oli noin 11 miljardia euroa ja työntekijöitä noin 5000.

www.neste.fi