Sähköinen ratkaisu vähensi manuaalista työtä ja paransi turvallisuutta
DSV:n kiinteistö- ja turvallisuuspäällikkönä toimiva Sami Happonen on uransa aikana nähnyt kirjavia käytäntöjä yritysvieraiden vastaanottamiseen. Monille tutut lippuset ja lappuset olivat käytössä myös heidän omalla Vantaan pääkonttorillaan, kunnes ne keväällä 2020 siirrettiin ansaitusti eläkkeelle. Nyt vierailukutsut luodaan henkilökunnan toimesta helposti omista kalentereista. Automaattiset viestit huolehtivat saapumisohjeet vieraalle sekä ilmoittavat vastaanottajalle, kun vieras kirjautuu itsepalvelupäätteellä tai aulahenkilökunnalle. Kirjautumisen päätteeksi vieraalle tulostuu yksilöllinen vierailijakortti vierailutietojen tallentuessa samalla turvallisesti pilveen.
Turvallisuutta ja riskien hallintaa
Paperillekin on DSV:llä vielä paikkansa, mutta vain vierailijan kaulassa. Yksilölliseen vierailijakorttiin tulostuu vieraan nimen ja vierailuajankohdan lisäksi myös vastaanottajan nimi. Tämä on Happosen mukaan turvallisuustekijä, jonka avulla voidaan tietää, kenen vastuulle tiloissa liikkuva vieras kuuluu.
Keskeistä palvelussa on kuitenkin sähköinen tietojen tallennus, mikä lisää paitsi tietoturvaa myös fyysistä turvallisuutta. Vierailijoiden uloskirjaus auttaa aulapalvelua valvomaan, että kaikki sisään tulleet ovat lähteneet kiinteistöstä. Kattavat tiedot auttavat myös tavoittamaan vierailijoita vierailun jälkeen. Esimerkiksi Happonen nostaa koronapandemian, joka toi tarpeita informoida mahdollisista tartunnoista.
Systam Visit on parantanut myös riskien hallintaa ja tarjonnut työkaluja kriisitilanteiden varalle.
“Huomiotiedotteen mahdollisuus on hyvä ominaisuus. Meillä on kriisivalmiusryhmä ja Systam Visit tarjoaa keinon tavoittaa kaikki kiinteistössä olevat vieraat hätätilanteen sattuessa lähettämällä viestin suoraan vieraiden omiin puhelimiin.”
Toimiva palvelu ja yhteistyö
Hyvä ohjelmisto toimii taustalla ennalta suunnitellusti tekemättä itsestään isompaa numeroa. Näin ainakin ajattelee Happonen, jonka mielestä Systam Visit täyttää tehtävänsä, kun vierailuista ei tarvitse huolehtia. Järjestelmä onkin toiminut erinomaisesti eikä epäselvyyksiä tai vikatilanteita ole tullut. Hyvän kokemuspohjan ansiosta DSV:llä harkitaankin palvelun laajentamista uusiin kiinteistöihin. Myös vierailuihin lisättävä Systam Pass -perehdytyspalvelu on herättänyt kiinnostusta vierailijoiden ja muiden kiinteistön alueilla liikkuvien toimijoiden turvallisuusperehdytyksiin.
Yhteistyön ja asiakkuuden hoidon Happonen on kokenut miellyttävänä.
“Systamin ote yhteistyöhön on ollut joustava ja ymmärtävä. Joskus myyjillä voi olla painostava ote, mutta teidän kanssanne kommunikointi ei ole päällekäyvää vaan keskustelevaa. Ja sitä on juuri sopivasti.”
