Kuljettajat, urakoitsijat ja vieraat samaan sujuvaan vierailupolkuun
Kokkola Industrial Park (KIP) on Pohjois-Euroopan suurin kemian- ja metallienjalostusteollisuuden ekosysteemi, jossa toimii lähes 80 yritystä joukossaan useita kansainvälisiä huippuyrityksiä. Alueen toimintaympäristöstä vastaavan KIP Servicen turvallisuuden kehittämispäällikkö Jussi Långilla olikin pähkinä purtavana; miten varmistaa suurteollisuusalueella sujuvat ja turvalliset vierailut niin kuljettajille, urakoitsijoille kuin muille vierailijoille?
Kokonaisuus oli Långin mukaan haasteellinen useimmille palveluntarjoajille. Moni ei halunnut lähteä edes miettimään asiakkaan tarpeita vaan asenne oli enemmänkin “ota tai jätä”. Useiden toimintojen yhdistäminen yhdellä ratkaisulla tuntui mahdottomalta, kunnes keskustelut kanssamme osoittivat toisin. Saumattomasti yhteen toimivat Systam Visit –vierailijahallinta ja Pass –turvallisuusperehdytykset yhdistettynä alueen kulunvalvontaan olivat juuri se, mitä KIP:llä tarvittiin.
Saumattomat vierailut integraatiolla kulunvalvontaan
Kokkola Industrial Park on edelläkävijä turvallisuudessa ja liikkuminen alueella edellyttää kaikilta kulkulupaa. Kulunvalvonnan yhdistäminen vierailujen hallintaan olikin keskeinen vaatimus ratkaisua etsittäessä.
Kun vieras kutsutaan KIP:n alueen yritykseen, saa hän kattavat saapumisohjeet sekä pyynnön suorittaa turvallisuusperehdytys. Saapuessaan vieras ilmoittautuu Port Towerin vierailijakeskuksessa Systam X –itsepalvelupäätteellä. Vierailijan tiedot tallentuvat turvallisesti pilveen ja tieto vieraasta siirtyy myös KIP:n käyttämään kulunhallintapalveluun. Koska palvelu ilmoittaa saapuneesta vieraasta automaattisesti, vartiointihenkilökunnan tehtäväksi jää vain vieraan henkilöllisyyden varmistaminen ja kulkukortin ojentaminen.
Turvallisuusperehdytykset eri ryhmille
KIP:n alueella lähes kaikki vieraat saapuvat kutsuttuina, kuskeja lukuun ottamatta. Kun vieras kutsutaan ennakkoon, turvallisuusperehdytyksen voi suorittaa etukäteen sähköpostikutsun linkistä, KIP:n verkkosivuilla tai saavuttaessa Port Towerin vierailijakeskuksessa.
Vierailijat on jaoteltu neljään ryhmään: työntekijät/urakoitsijat, kuljettajat, vierailijat sekä satama. Jokaiselle ryhmälle on oma räätälöity perehdytyssisältönsä.
Perehdytyssisältöön tutustumisen lopussa vierailijaa pyydetään suorittamaan lyhyt tentti, jonka avulla varmistetaan sisällön ymmärtäminen. Hyväksytty suoritus tallentuu sekä vierailijahallinnan että kulunvalvonnan palveluihin ja voimassa oleva perehdytys tarkistetaan jokaisen saapumisen yhteydessä. Långin mukaan erilaisten sisältöjen hallinta on ollut helppoa ja tentti varmistaa, että sisällöt on omaksuttu riittävällä tasolla.
“Systam Pass on hirveän hyvä ja joustava ratkaisu turvallisuusperehdytyksiin, paras mihin olen tutustunut. Sisältöjä voi muokata lennosta ja tentti varmentaa suorituksen.”
Tehokkaampi ja turvallisempi arki hyvällä yhteistyöllä
Lång nostaa esiin kaksi merkittävintä asiaa, mitä palvelumme ovat suurteollisuusalueen arkeen tuoneet: tehokkuutta ja turvallisuutta. Ihmisten ohjeistaminen, tietojen kirjaaminen ja vastaanottajille soittaminen oli aiemmin iso työllistäjä ja ajan viejä. Nyt kaikki mainitut toiminnot hoituvat automaattisesti. Lisääntynyt turvallisuus puolestaan näkyy siinä, että jokaisen vieraan tiedot tallentuvat palvelumme avulla pilveen ja turvallisuusperehdytykset ovat varmennettuja. Vakioitu vierailijakäytäntö loi myös kaikille alueen yrityksille yhden yhtenäisen tavan toimia.
Yhteistyöstä kanssamme Lång antaa kiitosta niin projektin ajalta kuin asiakastukemme toiminnasta.
“Helkutin hyvää asiakkuuden hoitoa. Tuessa reagointi on noin kolme tuntia ja meillä on jo ratkaisu.”
Suunnitelmissa on myös yhteistyön jatkuva kehittäminen. Kiitos KIP ja Jussi Lång, mielenkiinnolla odotamme, mitä saamme tulevaisuudessa aikaiseksi.
