Sujuva vierailujen hallinta vapauttaa aikaa aitoihin kohtaamisiin
Postilla vertailtiin eri palveluntarjoajia vierailujen hallintaan ja tärkeiksi asioiksi koettiin luotettavuus sekä jatkuvuus. Systamin toiminta vakuutti selkeydellään ja kun tietoturva-asiat nähtiin myös hyvin huomioiduiksi, oli päätös selkeä. Systam Visit –vierailijahallinnan palvelumme otettiin käyttöön helmikuussa 2016 Postin pääkonttorilla Helsingissä ja myöhemmin logistiikkakeskuksessa tammikuussa 2019. Palvelun toiminta ja ohjeistus koettiin niin helpoksi, että käyttöönotto sujui vaivattomasti.
Henkilökunnalle vierailujen ilmoittaminen tehtiin helpoksi kalenterin kautta. Henkilökunnan omissa sähköposteissa luodut kalenterikutsut siirtävät kutsuttujen henkilöiden tiedot saumattomasti palveluun. Eikä muuta tarvita. Automaattiset viestit huolehtivat saapumista helpottavat ohjeet vieraalle sekä reaaliaikaisen ilmoituksen vastaanottaja, kun vieras saapuu.
Aulan työkaluna toimiva web-palvelu toi uudenlaista hallintaa aulan työskentelyyn. Itsepalvelupäätteiden käyttöönotto mahdollisti myös aulanhenkilökunnan keskittymisen sen tärkeimpään rooliinsa, kertoo Jari Alen, Postin toimitilapäällikkö.
”Systam Visit on vapauttanut aulahenkilökunnalle aikaa tärkeään työhön; asiakkaiden kohtaamisen ja asiakaspalveluun.”
Postilla Itsepalvelu ja henkilökohtainen apu tukevat toisiaan. Automaatit ovat erinomainen apu ruuhkiin sekä vakiokävijöille, jotka tietävät minne ovat menossa. Vierailijoilta ja asiakkailta saatu positiivinen palaute on myös vahvistanut tunnetta nykyisen käytännön toimivuudesta. Alen kiittelee Systamia ketterästä yhteistyöstä ja suosittelee sitä myös muille.
”On niin nykyaikaa, että ihmiset hoitavat asioita itse. Asiakkaat kokevat, että itsensä auttaminen on nykypäivää mutta saavat myös tarvittaessa aktiivista apua ja kohtaamista.”
