Aulapalvelusi arvoiset työkalut
Helpota aulan arkea ja tehosta työskentelyä tarjoamalla oikeat työkalut vierailujen ja tapaamisten hallintaan.
Aulapalvelun tehtävänä on vastata vieraiden vastaanotosta ja loistavasta vierailukokemuksesta. Työn ja vierailujen tehokas organisointi on kuitenkin hankalaa ilman oikeita työkaluja, mikä heijastuu helposti myös vierailukokemukseen. Kun aula saa täyden näkymän vierailuihin ja vierailijatietoihin, sekä mahdollisuuden automatisoida aikaavievät rutiinitehtävät, nousee tuottavuus uudelle tasolle. Tällöin tiimisi voi keskittyä tärkeämpiin assistenttitehtäviin sekä kaikkein olennaisimpaan, eli lämpimään vastaanottoon ja sujuvaan palveluun.
Hallitse vierailijaliikennettä ja organisoi työt paremmin
Systam Visit –vierailijahallinta tuo aulapalvelulle helppokäyttöisen selainpohjaisen työkalun, jolla kirjaat sisään niin yksittäiset vieraat kuin suuret ryhmät vain parilla klikkauksella tai QR-koodin lukijalla. Samalla palvelu tulostaa vierailijakortit ja lähettää saapumisilmoituksen vastaanottajalle. Kun rutiinit hoituvat automaattisesti, työ nopeutuu ja tiimisi voi keskittyä siihen, mikä todella tekee vaikutuksen – erinomaiseen palveluun.
Näin palvelu toimii aulapalvelun apuna
-
Ennen vierailua
-
1Työntekijä lisää tapaamisen kalenteriinsa.
-
2Tiedot siirtyvät vierailijahallinnan palveluun, josta aula näkee jo etukäteen kaikki vierailun tiedot.
-
3Vieras saa automaattisen kutsuviestin saapumisohjeilla sekä yksilöllisen QR- tai PIN-koodin.
-
Vierailun aikana
-
4Aula kirjaa vieraan saapuneeksi yhdellä klikkauksella. Itsepalvelupäätteet täydentävät palvelua ruuhka-aikoina.
-
5Vieraiden tietojen täydentäminen ja uusien vieraiden kirjaaminen on helppoa selainpohjaisessa työkalussa.
-
6Palvelu tulostaa paperisen vierailijakortin ja lähettää virtuaalisen version vieraan puhelimeen.
-
7Vastaanottaja saa automaattisen saapumisilmoituksen.
-
Vierailun jälkeen
-
8Vieras kirjautuu ulos omatoimisesti vierailijakortin avulla tai yhdellä klikkauksella aulan toimesta.
-
9Aula voi kerätä palautetta automaattisen kiitos-viestin avulla.
Tee ennakoinnista ja resursoinnista helppoa tietämällä, kuka on tulossa
Verkkopohjainen työkalu tarjoaa aulalle täyden näkyvyyden vierailutietoihin. Tiedoista näet, koska vieraita on tulossa, keitä he ovat ja ketä he ovat tulossa tapaamaan. Samalla varmistut, että vieraan tiedot ovat oikein, eikä aulatiskillä tarvitse tavata vaikeitakaan nimiä. Palveluun voidaan kirjata myös muita tietoja, kuten perehdytyssuoritukset tai aulan toimesta vieraalle luovutetut kulkulätkien tunnisteet.
Näkymä ei ainoastaan pidä sinut ajan tasalla, vaan helpottaa myös resursointia – tarvittava miehitys on helppo suunnitella tulevien vierailijamäärien mukaan jokaiselle päivälle.
Kirjaa suuretkin vierailijaryhmät vaivattomasti
Systam Visit tekee suurten vierailijaryhmien hallinnasta sujuvaa ja järjestelmällistä. Tulosta vierailijakortit jo etukäteen aakkosjärjestyksessä ja vältä kaaos ryhmän saapuessa. Sisäänkirjaus hoituu muutamalla klikkauksella nopeasti ja ilman turhaa odottelua.
Kattavat Excel-toiminnot mahdollistavat esimerkiksi tapahtumien osallistujatietojen viennin suoraan Excel-muodossa.
Etuja, jotka helpottavat aulan arkea
Tehosta arkea
Helpota resursointia ja organisointia digitaalisilla työkaluilla, jotka automatisoivat tehtäviä ja säästävät aikaa.
Hyödynnä dataa
Näe menneet ja tulevat vierailut, hallinnoi niitä vaivattomasti ja kehitä toimintaa oikeaan tietoon perustuen.
Paranna turvaa
Varmista vierailutietojen tietoturvallinen tallennus ja hallinnointi vaatimustenmukaisesti, tietäen aina keitä on paikalla.
Vahvista vierailukokemusta
Säästä aikaa ja vaivaa, jotka voit keskittyä entistä paremmin henkilökohtaiseen ja ensiluokkaiseen palveluun.
Raportoi ja tee dataan perustuvia päätöksiä
Vierailijahallinta tarjoaa kattavan näkymän dataan, jonka avulla aulapalvelu voi seurata vierailijamäärien muutoksia sekä kehittää tiiminsä ja koko kiinteistön toimintaa. Kun päätökset perustuvat oikeaan dataan, niiden tekeminen on helpompaa. Tietoja voi tarkastella suoraan selaimessa tai ladata kattavina raportteina. Sama laaja näkymä on käytössäsi, olipa sinulla itsepalvelupäätteitä tai ei.
Reagoi hätätilanteisiin nopeasti
Kriisitilanteissa aulapalvelu on keskeisessä asemassa. Palvelusta saat ajantasaisen evakuointinäkymän kiinteistössä paikalla olevista henkilöistä ja lähetät hätätiedotteet niin henkilökunnalle kuin paikalla oleville vieraille muutamalla klikkauksella. Näin varmistat, että kaikki tietävät mitä tehdä, minne mennä, ja tilanne pysyy hallinnassa alusta loppuun.
Tarjoa mahdollisuus itsepalveluun
Uniikit Suomessa valmistetut itsepalvelupäätteemme ovat hyvä apu ruuhka-aikoihin tai silloin, kun aulassa ei ole henkilökuntaa paikalla esimerkiksi kiertojen aikana. Aulapalvelun tukena toimivien päätteiden avulla vieraat kirjautuvat omatoimisesti sisään. Samalla he saavat vierailijakortin ja ohjeistuksen, miten siirtyä tapaamistilaan.
Näytä, että välität vieraiden yksityisyydestä
Systam Visit –vierailijahallinta varmistaa, että kaikki vierailutiedot ovat tallennettu GDPR:n ja muiden vaatimusten mukaisesti. Palvelu tuotetaan Suomessa ISO-sertifioidusta palvelukeskuksesta ja käy läpi säännölliset riippumattomat turvallisuustarkastukset. Aulapalvelu pystyy itse hallinnoimaan yhdessä asiakkaansa kanssa palveluun tallennettuja tietoja ja niiden säilytysaikoja.
Systam Visit soveltuu monenlaiseen aulaympäristöön
Jokainen aula on erilainen – siksi ratkaisumme taipuvat moneen. Tutustu, miten ne tukevat eri ympäristöjen ja toimialojen tarpeita.
