Palveluiden tietosuojaseloste

1. TARKOITUS

Yksityisyytesi on meille tärkeää. Kun käytät Systamin palveluita, luotat meille tietosi. Tämä tietosuojaseloste auttaa sinua ymmärtämään, mitä tietoja keräämme, miksi niitä keräämme ja miten niitä käytämme. Tavoitteenamme on kertoa asioista avoimesti, jotta voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä tietojesi käytöstä.

Tämä seloste koskee Systam-alustaa sekä muita Systamin palveluita, jotka viittaavat tähän selosteeseen – mukaan lukien verkkosivustot, sovellukset, lisäosat ja ohjelmistot. Kysymme sinulta erillisen suostumuksen, jos haluamme käyttää tietojasi muuhun kuin tässä selosteessa mainittuihin tarkoituksiin.

Jos tämän tietosuojaselosteen ja asiakkaan sekä Systamin välisen sopimuksen välillä on ristiriita, sopimuksen ehdot menevät tämän selosteen edelle.

2. KERÄÄMÄMME HENKILÖTIEDOT

Keräämme tietoja, jotta voimme tuottaa ja kehittää palveluitamme mahdollisimman käyttäjäystävällisesti. Osan tiedoista annat meille itse esimerkiksi luodessasi tilin, kutsuessasi vieraita, varatessasi neuvotteluhuoneen tai ottaessasi yhteyttä asiakastukeen.

Keräämme tietoja myös teknologioiden, kuten evästeiden, avulla sekä ohjelmistojen virhe- ja käyttöraporteista.

Kerättävät tiedot riippuvat käyttämistäsi palveluista ja ominaisuuksista. Ne voivat sisältää esimerkiksi:

• Nimi ja yhteystiedot – Etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero jne.
• Tunnistetiedot – Kirjautumistiedot ja salasanat (ylläpitäjille) sekä todennukseen tarvittavat tunnukset.
• Demografiatiedot – Esimerkiksi maa ja kielivalinta.
• Laskutustiedot – Organisaation tileillä maksujen käsittelyyn tarvittavat tiedot.
• Käyttötiedot – Miten käytät palveluita ja mitä ominaisuuksia käytät.
• Sijaintitiedot – Esimerkiksi IP-osoitteen perusteella määritetty arvioitu sijainti.
• Sisältötiedot – Kokouksiin ja viestintään liittyvä sisältö kuten sähköpostit, ajanvaraukset ja viestit.
• Muu viestintä – Asiakaspalautteet, tukipyynnöt ja arvostelut.

Voit aina valita, mitä tietoja meille annat. Kun pyydämme sinulta henkilötietoja, voit aina kieltäytyä. Jos et kuitenkaan tarjoa  kaikkia palvelun tarjoamiseen tarvittavia tietoja, osa ominaisuuksista ei välttämättä ole käytössäsi.

Asiakkaan ja Systamin välille solmitaan tietojenkäsittelysopimus (DPA) ennen palvelun käyttöönottoa.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ JA LUOVUTTAMINEN

Käytämme palveluistamme kerättyä tietoa niiden tuottamiseen, ylläpitämiseen, suojaamiseen ja parantamiseen, uusien palveluiden kehittämiseen sekä Systamin ja käyttäjiemme suojaamiseen.

Käytämme kerättyä tietoja kahteen pääasialliseen tarkoitukseen: (1) Liiketoimintamme pyörittämiseen ja palveluidemme tarjoamiseen (mukaan lukien kehittäminen ja personointi) (2) viestintään, mukaan lukien muiden ratkaisujemme markkinointiviestintä, jonka avulla voit hyödyntää palveluitamme paremmin.

Näiden käyttötarkoitusten toteuttamiseksi yhdistämme eri Systam-palveluiden käytön yhteydessä kerättyä tietoa. Näin voimme tarjota sinulle saumattoman, yhtenäisen ja henkilökohtaisemman käyttökokemuksen.

Käytämme kerättyä tietoa palveluidemme tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä liiketoimintamme keskeisten toimintojen toteuttamiseen. Näihin kuuluvat:

• Palveluiden tarjoaminen. Toimintojen toteuttaminen ja yksilöllisten ominaisuuksien tarjoaminen.
• Asiakastuki. Mahdollisten palveluissa esiintyvien ongelmien diagnosointi ja asiakaspalvelun tarjoaminen.
• Tuotteen aktivointi. Tietoja käytetään ohjelmistojen ja laitteiden aktivointiin.
• Palvelun kehittäminen. Palveluiden ja käyttökokemuksen jatkuva parantaminen.
• Turvallisuus, suojaus ja riitatilanteet. Palveluiden ja asiakkaiden turvallisuuden suojaaminen, petosten havaitseminen ja estäminen, ohjelmistolisenssien voimassaolon varmistaminen, erimielisyyksien ratkaiseminen ja sopimusten valvonta.
• Epäilyttävän toiminnan tutkinta. Tietojen luovuttaminen viranomaisille petosepäilyjen tai muiden rikosten selvittämiseksi tai käyttäjäehtojen rikkomusten tutkintaan.
• Liiketoiminnan kehitys. Yhdistetyn analytiikan ja liiketoimintatiedon tuottaminen.
• Liiketoimintakaupat. Fuusion tai yrityskaupan yhteydessä seuraajayrityksellä voi olla pääsy hallussamme oleviin tietoihin, edelleen sitoutuen tähän tietosuojaselosteeseen.
• Viestintä. Käytämme keräämiämme tietoja viestintään ja sen personointiin. Tämä sisältää esimerkiksi ilmoitukset tilauksen päättymisestä, tietoturvapäivityksistä, palvelupäivityksistä tai huoltopyyntöihin liittyvistä toimenpiteistä. Voit tilata sähköpostiviestejä ja valita, millaista markkinointiviestintää haluat vastaanottaa meiltä.
• Tietojen säilytys. Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lain edellyttämällä tavalla. Tietojen säilytysaikaa hallinnoidaan automaattisesti käyttäjäorganisaation määrittelemien asetusten mukaan tai, jos niitä ei ole määritelty, Systamin asettaman oletusajan mukaisesti. Kun säilytysaika päättyy, poistamme tiedot turvallisesti tai anonymisoimme ne soveltuvan lainsäädännön ja viranomaisvaatimusten mukaisesti. Käyttäjät voivat myös pyytää tietojensa poistamista milloin tahansa. Käsittelemme tällaiset pyynnöt lakisääteisten velvoitteiden ja toiminnallisten vaatimusten mukaisesti.

4. MAINONTA JA TIETOJEN JAKAMINEN

Systamin palveluita ei rahoiteta mainoksilla. Emme käytä tietojasi mainonnan kohdentamiseen emmekä jaa tietoja kolmansille osapuolille mainostarkoituksiin tai palveluntarjoajille.

5. EVÄSTEET JA VASTAAVAT TEKNOLOGIAT

Tietoa evästeistä ja niiden hallinnasta löydät evästekäytännöstämme.

6. SYSTAM-TILI

Systam-tilillä voit kirjautua palveluihimme ja joissain tapauksissa myös kumppaneiden palveluihin. Tilisi voi olla henkilökohtainen tai työnantajan myöntämä organisaatiotili.

• Kirjautuminen. Kun kirjaudut Systam-tilillesi, tallennamme tapahtuman lokitiedot. Tallennettaviin tietoihin lukeutuvat päivämäärä ja kellonaika, palvelu johon kirjauduit, käyttäjänimesi, tilillesi liitetty yksilöllinen tunnus, laitteellesi liitetty tunniste, IP-osoitteesi sekä käyttämäsi käyttöjärjestelmän ja selaimen versio.
• Systam tilin luominen ja käyttö. Kun luot Systam-tilin, sinulta pyydetään joitakin henkilötietoja, samalla liitämme tilillesi yksilöllisen tunnistenumeron. Tämä tunniste yhdistää tilisi ja siihen liittyvät tiedot. Osa toiminnoista – esimerkiksi maksamiseen liittyen – edellyttää oikean nimen käyttöä, mutta joitakin palveluita voi käyttää myös ilman oikeaa nimeäsi. Antamasi tiedot, kuten käyttäjänimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, voi myös auttaa muita käyttäjiä löytämään sinut ja ottamaan yhteyttä Systam-palveluiden sisällä.
• Systam-palveluihin kirjautuminen. Tilille kirjautuminen mahdollistaa paremman personoinnin, saumattoman ja yhtenäisen käyttökokemuksen eri palveluiden välillä sekä pääsyn laajennettuihin toimintoihin ja asetuksiin. Kirjauduttuasi pysyt sisäänkirjautuneena, kunnes kirjaudut itse ulos. Kirjautuneena ollessasi jotkin palvelut saattavat näyttää nimesi tai käyttäjätunnuksesi sekä profiilikuvasi (jos olet lisännyt sellaisen), esimerkiksi viestinnässä, sosiaalisissa toiminnoissa ja julkaisuissa.
• Työnantajan tilien käyttö. Voit kirjautua joihinkin Systamin palveluihin työnantajan myöntämällä tilillä. Tällöin sähköpostiosoitteeseesi liitetyn verkkotunnuksen omistaja (eli työnantajasi) voi hallita ja ylläpitää tiliäsi sekä tarkastella ja käsitellä tietojasi, mukaan lukien viestien ja tiedostojen sisältöjä. Palveluiden käyttö voi tällöin olla organisaatiosi käytäntöjen alaista. Systam ei vastaa näiden organisaatioiden tietosuoja- tai turvallisuuskäytännöistä, jotka voivat poiketa omista käytännöistämme. Jos organisaatiosi hallinnoi Systam-palveluiden käyttöä, ota tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä yhteys organisaatiosi järjestelmävalvojaan.
• Kolmannen osapuolen kirjautumiset. Jos käytät kolmannen osapuolen, kuten Microsoftin tai Googlen kirjautumispalvelua, käsittelemme ne henkilötiedot, joiden jakamiseen olet kyseisessä palvelussa antanut suostumuksesi. Näihin voivat kuulua esimerkiksi nimesi, sähköpostiosoitteesi ja muut tiedot, jotka ovat tarpeen palveluidemme tarjoamiseksi. Tutustu kyseisten kolmansien osapuolien tietosuojaselosteisiin, kun yhdistät tilisi, jotta tiedät tarkemmin, mitä tietoja Systam vastaanottaa. Emme jaa kolmansilta osapuolilta saatuja henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi silloin kun se on välttämätöntä palveluiden tuottamiseksi, lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai käyttäjien ja järjestelmiemme suojaamiseksi.

7. OIKEUDET KIELTÄYTYMISEEN, TARKASTUKSEEN JA KORJAUKSIIN

Voit kieltäytyä henkilötietojesi käytöstä, tarkastaa ja pyytää tietojesi oikaisua tai poistoa. Lähetä pyyntö osoitteeseen privacy@systam.fi.

8. TIETOTURVA

Käytämme useita teknisiä keinoja ja prosesseja henkilötietojesi suojaamiseen. Vaikka käytämme kaupallisesti hyväksyttyjä ja hyväksi todettuja keinoja henkilötietojen suojaamiseen, mikään tiedonsiirtomenetelmä tai sähköinen järjestelmä ei ole sataprosenttisen turvallinen.

9. TIETOJEN SIJAINTI JA KÄSITTELY

Systam-palvelut toimivat Googlen alustalla. Tarjoamiemme palveluiden tiedot tallennetaan ja käsitellään Googlen datakeskuksessa Suomessa. Google huolehtii siitä, että tämän tietosuojaselosteen mukaisesti kerätyt tiedot käsitellään soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Googlen yritystason pilvipalvelut on varmennettu riippumattomilla sertifioinneilla, todistuksilla ja kolmansien osapuolten auditoinneilla.

Kansainväliset tiedonsiirrot ja EU–USA tietosuojakehys

EU–USA tietosuojakehyksen ansiosta henkilötietojen siirrot EU:n ja Yhdysvaltojen välillä voidaan toteuttaa ilman lisätoimia. Systam noudattaa jatkossakin GDPR:n vaatimuksia.

10. IKÄRAJA

Systam-palvelut eivät ole suunnattu alle 18-vuotiaille. Jos havaitsemme, että olemme vahingossa keränneet alaikäisen tietoja ilman suostumusta, poistamme tiedot. Jos epäilet tällaista tapahtuneen, ilmoita asiasta meille osoitteeseen privacy@systam.fi.

11. KALIFORNIAN TIETOSUOJAOIKEUDET (koskee vain kalifornialaisia asiakkaita)

Kalifornian siviililain pykälä 1798.83 antaa Kaliforniassa asuville asiakkaille, jotka ovat luovuttaneet yritykselle ”henkilötietoja” (kuten kyseisessä pykälässä määritellään), oikeuden pyytää tietoja näiden tietojen luovuttamisesta kolmansille osapuolille suoramarkkinointitarkoituksiin. Jos asut Kaliforniassa ja sinulla on tähän liittyviä kysymyksiä, otathan yhteyttä osoitteeseen privacy@systam.fi.

12. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tietosuojaselosteemme saattaa muuttua ajoittain. Emme kuitenkaan heikennä oikeuksiasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ilman nimenomaista suostumustasi.

Julkaisemme kaikki tietosuojakäytännön muutokset tällä sivulla ja, jos muutokset ovat merkittäviä, voimme ilmoittaa niistä jopa henkilökohtaisesti (esimerkiksi tiettyjen palveluiden kohdalla sähköpostitse). Säilytämme myös aiemmat versiot tietosuojaselosteestamme arkistossa, jotta voit tarkastella niitä tarvittaessa.

Päivitämme tietosuojaselostetta tarpeen tullen asiakaspalautteiden ja palveluitamme koskevien muutosten perusteella. Kun teemme muutoksia, päivitämme selosteen yläosassa olevan ”viimeksi päivitetty” -päivämäärän. Jos muutokset ovat olennaisia tai vaikuttavat siihen, miten Systam käsittelee henkilötietojasi, ilmoitamme niistä sinulle joko julkaisemalla selkeän ilmoituksen ennen muutosten voimaantuloa tai lähettämällä henkilökohtaisen ilmoituksen. Suosittelemme tarkistamaan tämän tietosuojaselosteen ajoittain, jotta pysyt ajan tasalla siitä, miten suojaamme tietojasi.