Pidä kiinni yksityisyydestä ja vaatimuksista
Löydä turvallisempi tapa hallinnoida tapaamisia ja niihin liittyvää dataa GDPR-, NIS2- ja auditointivaatimusten mukaisesti.
Organisaatiot käsittelevät henkilötietoja joka päivä – myös silloin, kun kyse on vierailuista, turvallisuusperehdytyksistä tai tilavarauksista. Vaikka lähes kaikki tapaamiset varataan jo digitaalisesti omasta kalenterista, saapuessaan vieraat saattavat yhä kirjata tietonsa paperilomakkeille tai kuitata NDA-sopimukset fyysisesti paikan päällä. Laki kuitenkin velvoittaa henkilötietojen kerääjää huolehtimaan, etteivät tiedot paljastu, muutu tai joudu asiattomille. EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) ja NIS2-vaatimukset lisäsivät entisestään vastuuta tietojen käsittelyyn ja tietopyyntöihin. Näiden velvoitteiden hoitaminen onnistuu vain sähköisellä tiedonhallinnalla.
Priorisoi vierailijoiden ja perehdytettävien tietosuoja
Systam Visit –vierailijahallinta ja siihen integroituva Pass-palvelu tarjoavat tietoturvallisen ratkaisun vierailijoiden reaaliaikaiseen seurantaan ja perehdyttämiseen. Palveluiden avulla kirjaat ja tallennat henkilötiedot tietoturvavaatimusten mukaisesti.
Samalla huolehdit tietosuojasta mahdollisimman läpinäkyvästi – sisäänkirjautumisen tai suorittamisen yhteydessä vierailijoille kommunikoidaan selkeästi tietojen käytöstä sekä edellytetään tietosuojaselosteen ja mahdollisten vierailuehtojen hyväksyntää.
Auditoitua palvelua tapaamisten hallintaan
Ratkaisujemme avulla automatisoit kaikki tapaamisiisi liittyvät tehtävät – tehokkaasti ja tietoturvallisesti. Palvelumme tuotetaan Suomessa laajasti sertifioidusta (mukaan lukien esimerkiksi ISO 27001-, 9001- ja 22301-sertifikaatit) palvelukeskuksesta ja ne ovat laajasti ja puolueettomasti auditoitu. Asiakkaamme omistavat palveluihin tallentuvat tiedot ja hallinnoivat niiden säilyttämisaikoja.
Älä vuoda tilavarauksia julkiverkkoon
Systam Rooms –palvelumme on korkean tietoturvan omaava natiiviapplikaatio. Tämä mahdollistaa kokoushuoneiden varaustietojen turvallisen hallinnoinnin. Perinteisistä ovenpielinäyttöratkaisuista poiketen palveluumme tallennetut varaustiedot eivät näy julkiverkossa. Natiiviappi mahdollistaa myös monta muuta etua, kuten automaattiset päivitykset ja poikkeuksellisen hyvän toimintavarmuuden.
Huolehdi tietoturvasta aukottomasti ja digitaalisesti
Turvaa tietosi
Kaikki tapaamisiin liittyvät tiedot tallennetaan automaattisesti tietoturvalliseen pilveen tai natiiviappiin.
Noudata säädöksiä
Ei tarvetta tulkita NIS2-vaatimuksia tai GDPR:ää – palvelumme ovat suunniteltu täyttämään kaikki tarvittavat vaatimukset.
Valmistaudu auditointeihin
Ratkaisumme ovat puolueettomasti auditoitu ja autamme myös sinua täyttämään omat auditointivaatimuksesi.
Pidä datasi lähellä
Hyödynnämme alueellista tietojen tallennusta varmistaaksemme tiukimmatkin vaatimukset – ja pitäen datasi juuri siellä missä sinäkin.
Miten tietoturvallisuus näkyy palveluissamme käytännössä?
Tässä neljä tapaa, joilla pidämme huolta tiedoistasi. Palveluistamme on saatavilla myös tarkempi tietoturvakuvaus.
-
1Voit määrittää käyttäjille eri rooleja ja rajata, mitä he näkevät palvelun sisällä – esimerkiksi mitä toimipisteitä he hallinnoivat.
-
2Saat aina ajantasaiset tiedot siitä, ketkä ovat käyneet vierailulla tai suorittaneet hyväksytysti turvallisuusperehdytyksen.
-
3Palveluissamme oleva tieto varmuuskopioidaan päivittäin, jotta tiedot voidaan palauttaa tarpeen tullen. Vanhat versiot poistetaan automaattisesti.
-
4Sinä asiakkaana omistat datan palveluidemme sisällä.