Kulunhallinta, turvallisuusperehdytykset ja vierailijahallinta samassa paketissa
Olemme matkalla jututtamaan Europortsin turvallisuuspäällikkö Jarmo Kiveä. Sähköpostiimme saapuu palaverikutsu sekä kehotus tutustua satama-alueen turvallisuusohjeisiin. Saapuessamme Rauman satamaan, pysähdymme saamiemme ohjeiden mukaan satamatoimistossa ilmoittautumassa. Naputtelemme itsepalvelupäätteelle myös rekisteritunnuksemme, jotta aluetta valvovat Visy-portit päästävät meidät jatkamaan. Löydämme tiemme Europortsin toimistolle ja ovella meitä odottaa saapumisestamme tiedon saanut Kivi. Sujuvaa, eikö?
Paperiset vierailijalistat saivat vuonna 2015 siirtyä syrjään, kun automaattinen vierailujen hallinta otettiin Europortsilla haltuun Systamin palvelujen avulla. Systam Visit täytti tietosuojan kasvavat vaatimukset Systam Pass -palvelun varmistaessa turvallisuusperehdytykset ennen saapumista. Satama-alueella käytössä olevan Visy Access Gate -kulunvalvonnan liittäminen vierailujen hallintaan teki kokonaisuuden helpoksi.
Helppoa on myös vieraiden kutsuminen. Kalenteri-integraation avulla henkilökunnan omissa sähköposteissa luodut kalenterikutsut siirtävät kutsuttujen henkilöiden tiedot saumattomasti palveluun, mikä Kiven mukaan sai yrityksessä loistavan vastaanoton.
”Vieraiden kutsuminen kalenteri-integraation avulla herätti lähinnä kysymyksiä, että ihanko oikeasti se toimii näin helposti!”
Selkeät prosessit ja turvallisuusnäkökulmien huomioiminen on nähty Europortsilla paitsi parantavan vierailukokemusta myös vaikuttavan positiivisesti työnantajakuvan rakentumiseen. Henkilöstöjohtaja Markku Lehtovaaran mukaan yrityksen tavoitteena onkin hyödyntää Pass-palvelua entistä paremmin viemällä perehdytykset laajasti niin vieraiden, urakoitsijoiden kuin kesätyöntekijöiden osalta Pass-palvelun alle.
Europortsin Rauman toimipisteellä on vuodesta 2015 kirjautunut yli 3000 vierasta. Kivi on kokenut yhteistyön Systamin kanssa sujuvaksi eikä epäröi suositella sitä myös muille.
”Kaikki on mennyt suunnitelmien mukaisesti. Systam Visit ja Pass ovat sekä vieraan että vastaanottavan yrityksen kannalta erinomaisia palveluita.”
