Sujuvia kohtaamisia
Kallion Virastotalo Helsingin Toisella linjalla pitää sisällään monenlaista kaupungin toimintaa ja palvelua. Kiinteistön vilkas vierailijaliikenne oli herättänyt tarpeen helpottaa vieraiden vastaanottoa sekä tallentaa vierailutiedot tietoturvallisesti. Helsingin kaupungin digitaalisen liiketoiminnan kehittäjä Mikko Martikainen kertoo hyvien referenssien ja suosittelujen olleen avainasemassa sopivan ratkaisun löytämisessä. Ja nyt virastotalolla kerrotaan mielellään omista hyvistä kokemuksistaan Systam Visit –vierailijahallinnan ratkaisustamme.
Vieraiden kutsuminen virastotalolle on henkilökunnalle helppoa, sillä kutsumiseen käytetään omia kalentereja. Vieraan saama ennakkoviesti varmistaa vieraille vaivattoman saapumisen ja aulaan sijoitettu itsepalvelupääte vastaanottaa vierailijat huolehtien samalla turvallisesta tietojen tallennuksesta.
Vierailijoiden kulunhallinta lisäsi turvallisuutta
Yksi haaste vieraiden vastaanotossa oli vieraiden noutaminen aulasta, mikä vei henkilökunnalta paljon aikaa. Vieraiden päästäminen vapaasti kulkemaan läpi kiinteistön ei kuitenkaan ollut vaihtoehto. Tilanne vaati räätälöityä ratkaisua, jossa kiinteistön hissit yhdistettiin vierailijahallinnan palveluun.
“Halusimme päästää kutsutut vieraat kulkemaan itsenäisesti sovittuun tapaamispaikkaan. Sen ratkaisi Systamin hissi-integraatio, jonka avulla voimme pitää hissimme lukossa mutta sallia kulun suljettuun kerrokseen vierailijakortin QR-koodia näyttämällä.”
Kun vieras kutsutaan virastotalolle, kutsu sisältää tiedon varatusta kokoushuoneesta. Vieraan saapuessa järjestelmä tunnistaa tapaamiselle varatun tilan ja luvittaa vierailijakortin QR-koodin pääsyllä tarvittavaan kerrokseen. Itsepalvelupääte ohjeistaa vieraan siirtymään varattuun tilaan, eikä aikaa kulu odotteluun tai vieraan noutamiseen. Ennakkoon kutsumattomien vieraiden kohdalla vastaanottajalle kuitenkin ilmoitetaan vieraasta, eikä kulkulupaa myönnetä automaattisesti.
Kumppanuutta ja kehittämistä
Kun kyseessä ei ole kaikkein yksinkertaisin kohde, vaatii onnistuminen hyvää kumppanuutta ja yhteistä tahtoa. Siinä olemme Martikaisen mukaan onnistuneet hyvin.
“Systam on luotettava ja joustava kumppani, joka innovoi uusia palveluita. Oli hienoa nähdä, miten tarpeemme saatiin täytettyä yhdessä kehittämällä.”
Yhteistyö kanssamme on koettu kaikin puolin hyväksi ja siksi Martikainen toivottaakin muut vierailijahallinnan ratkaisuja pohtivat tervetulleeksi Kallion virastotalolle. Ehkä heidän kokemuksensa pääsevät jälleen auttamaan seuraavaa.
