Home Hva er nytt Automatisering av resepsjonen – ønsk dine gjester velkommen uten anstrengelse Automatisering av resepsjonen – ønsk dine gjester velkommen uten anstrengelse 22.10.2024 Blog Jaa: Emmi Kurru Marketing Manager at Systam En lobby er ikke bare et rom man går inn i når man kommer inn i en bygning. Den spiller en viktig rolle i sikkerhet, organisering av besøk, gjestehåndtering og å skape et godt førsteinntrykk. Men er det mulig å skape en effektiv og sikker resepsjon uten dedikert personale? Hva er automatisering av resepsjonen? Automatisering av resepsjonen innebærer digitalisering og automatisering av lobbyfunksjoner og -tjenester for å øke effektiviteten, samtidig som behovet for konstant menneskelig overvåkning reduseres. I en tradisjonell resepsjon krever innsjekking og utsjekking, varsling om ankomst, veiledning, sikkerhetsopplæring og adgangskontroll betydelig tid og innsats fra personalet. I tillegg krever sikker håndtering av besøksopplysninger strenge og standardiserte prosesser. Ved å automatisere disse funksjonene kan ansatte fokusere utelukkende på å invitere gjester og delta i møter. Automatisert resepsjon for ubemannede resepsjoner Mange organisasjoner har ikke ressurser til å ansette resepsjonspersonale, og noen steder opplever kontinuerlig besøkstrafikk døgnet rundt eller mangler et dedikert resepsjonsområde. I disse tilfellene blir en fullstendig automatisert resepsjon – drevet av et digitalt besøkssystem og en selvbetjent kiosk – den ideelle løsningen. Selv om en automatisert resepsjon kanskje ikke håndterer alle oppgavene som vanligvis tildeles lobbypersonalet, kan den effektivt administrere hele besøksreisen, inkludert flerspråklig resepsjon og sikker datalagring. Systemet sender meldinger til besøkende med veiledning og ankomstinstruksjoner, tilbyr selvbetjent innsjekking og utsjekking, skriver ut besøkskort, veileder gjester til riktig møterom og varsler vertene om ankomst. En automatisert resepsjon sikrer en utmerket besøksopplevelse gjennom tydelige og raske prosesser. Resepsjonsfunksjonene kan også integreres i bygningens eksisterende systemer, noe som gjør besøksprosessen enda enklere for både ansatte og gjester. Effektivisering av arbeidet til resepsjonspersonalet Mange organisasjoner foretrekker å beholde bemannet resepsjon – av forståelige grunner. Likevel håndteres en stor del av oppgavene knyttet til besøkssystemer fortsatt manuelt, selv om automatisering kunne forbedre effektiviteten samtidig som man beholdt et personlig preg. Automatisering kan forenkle arbeidet til resepsjonspersonalet ved å håndtere meldinger og varsler samt tilby selvbetjente kiosker for smidig innsjekking og utsjekking. Dette gjør at personalet kan vie mer tid til mer produktive aktiviteter. Det daglige arbeidet blir enklere med et nettbasert verktøy som håndterer besøk til forskjellige lokasjoner sentralt og behandler personopplysningene til verter og besøkende sikkert. Verktøyet gir en rask oversikt over tidligere og kommende besøk, forenkler opprettelsen og organiseringen av besøk, og tilbyr data for driftsforbedringer. Ikke gå på kompromiss med sikkerheten Sikkerhet er et kritisk element i automatiserte resepsjonsløsninger. Hver inviterte besøkende mottar en unik QR-kode for sikker innsjekking. Ikke-inviterte gjester kan sjekke inn ved å oppgi riktig verts navn. Den selvbetjente kiosken kan plasseres i et område hvor adgang kun gis med en forhåndsankomstmelding eller besøkskortets QR-kode. Smart besøkskontroll kan også lette bevegelsen i andre områder, da koden gir gjestene uavhengig tilgang til låste dører, heiser og porter som fører til deres møterom. Sanntidsinformasjon om hvem som er til stede i lokalene øker sikkerheten. Denne informasjonen er tilgjengelig gjennom det nettbaserte verktøyet. I tilfelle en krise kan nødvarsler sendes umiddelbart, slik at de riktige personene mottar instruksjoner og oppdateringer om situasjonen. Administrer sikkerhetsopplæring Sikkerhetsopplæring er avgjørende for å sikre tryggheten til både ansatte og besøkende, spesielt i industrielle miljøer. Den gir viktig informasjon om potensielle sikkerhetsrisikoer og veileder besøkende om korrekt adferd. Å bare dele ut papirer eller sende instruksjoner på e-post kan imidlertid ikke erstatte en grundig opplæringsprosess. Forståelsen av materialet må verifiseres gjennom en test. Under innsjekkingen kan systemet automatisk bekrefte om sikkerhetsopplæringen er gyldig. Hvis opplæringen ikke er fullført, kan materialet gjennomgås på stedet via den selvbetjente kiosken. Dette sikrer at alle parter oppfyller sine forpliktelser. Ta et skritt mot en automatisert resepsjon De månedlige kostnadene forbundet med en automatisert lobby er betydelig lavere enn de for en tradisjonell bemannet resepsjon. Å automatisere disse funksjonene effektiviserer ikke bare driften og reduserer kostnader, men forbedrer også den totale besøksopplevelsen og sikkerheten, samtidig som det muliggjør datadrevet administrasjon. Kontakt oss for å definere de neste konkrete trinnene mot å automatisere din resepsjon! KONTAKT OSS Les også Se alle nyheter Nyheter Kundundersøkelse 2024 – resultater 31/10/2024 Blog Kundehistorie: Kesko forbedret romstyringen med Møteroms display – og fikk fordeler de ikke engang forventet 09/08/2024 Blog En smart kontorløsning 26/04/2023 Blog Fortsatt loggføring på papir? 26/04/2023
