Fortsatt loggføring på papir?

For tre år siden uttrykte vi bekymring i en artikkel om logging av bedriftsbesøk på papirskjemaer og notatbøker. Tiden og koronapandemien har gjort sitt, og vi er glade for å si at stadig flere virksomheter har gått over til elektronisk besøkshåndtering. Men ikke alle. Så her er det igjen, en påminnelse om hvorfor selv en enkelt besøkende ikke lenger trenger å logge ankomsten sin på papir.

Her er noen påminnelser om hvorfor det er på høy tid for alle virksomheter å implementere et elektronisk besøkshåndteringssystem:

1. Adekvat datasikkerhet og GDPR

Når informasjon samles inn om besøkende, pålegger personopplysningsloven innsamleren av informasjonen å sikre at dataene til besøkende ikke endres eller videreformidles til uautoriserte parter. Papirarkiver er utsatt for uhell, og besøkslogger i papirformat som er tilgjengelige for alle, kan føre til at informasjon om andre besøkende blir avslørt for uautoriserte øyne. I verste fall kan logger avsløre informasjon om konkurrenter som har besøkt området tidligere.

For det første pålegger den generelle databeskyttelsesforordningen (GDPR), som trådte i kraft våren 2018, større ansvar når det gjelder forespørsler om informasjon og behandling av data. Adekvat håndtering av disse forpliktelsene kan bare sikres ved å bruke elektronisk lagring av informasjon.

2. Forbedret sikkerhet for bedriftseiendom og personer

Elektronisk besøkshåndtering er den eneste metoden for å overvåke hvem som har tilgang til bedriftens eiendom og for å vite nøyaktig hvem som er til stede på stedet. I tilfeller av nødsituasjoner er det avgjørende å vite det nøyaktige antallet personer på eiendommen, deres mulige plassering og personlig informasjon. Sanntids- og lett tilgjengelige oppmøtedata kan forbedre sikkerheten, spesielt i situasjoner som krever evakuering fra stedet.

3. Økt effektivitet

Å logge informasjon for hånd og søke etter informasjon fra mapper og bøker er veldig tregt. Bruk av et skybasert besøkshåndteringssystem er enkelt både for besøkende og personalet, og riktig informasjon er alltid tilgjengelig raskt og enkelt. Ved å gjøre funksjoner automatiske, vil du kunne frigjøre hendene til viktigere oppgaver. Å gjøre aktiviteter mer effektive resulterer også ofte i kostnadsbesparelser.

4. En bedre besøksopplevelse

Kundeopplevelsen påvirkes av mange faktorer, men det som er essensielt for din ankomne besøkende er enkel og smidig håndtering av formaliteter (og i vår nye normal, også forbedret hensyn til sikkerhet og helse for alle). Automatiske forhåndsvarslinger, ankomstvarsler og muligheten for rask selvregistrering ved hjelp av elektronisk besøkshåndteringssystem sikrer besøkende en smidig ankomst og en positiv besøksopplevelse.

---

Eraen med notatbøker er definitivt over! Kontakt oss; la oss finne en omfattende løsning for dine behov innen besøkshåndtering: sales@systam.fi or +358 10 470 3601