Etusivu Ajankohtaista Muuttuva työ haastaa vierailijaturvallisuuden – oletko valmis? Muuttuva työ haastaa vierailijaturvallisuuden – oletko valmis? 20.05.2025 Blogit Jaa: Emma Hinkka Marketing Assistant Etä- ja hybridityö, muuttuvat rakenteet ja yhä monimutkaisempi turvallisuustilanne haastavat perinteiset käytännöt. Monessa organisaatiossa vierailijahallinta nojaa vielä vanhoihin tapoihin – vaikka maailma ympärillä on muuttunut. Muutos on kuitenkin mahdollisuus! Kun vierailut hoidetaan fiksusti, ei raksiteta pelkästään pakollista pahaa työlistalta vaan saadaan aidosti hyödyllinen työkalu arjen helpottamiseen. Samalla lisätään turvallisuutta ja tuodaan mielenrauhaa – niin vieraille kuin henkilöstölle. Mutta miksi vanhat käytännöt eivät enää riitä? Entä miten moderni vierailijahallinta auttaa yrityksiä toimimaan tuottavammin? Sukelletaan aiheeseen yhdessä. Miksi vanhat turvallisuuskäytännöt eivät enää riitä? Yrityksissä käy vierailijoita enemmän kuin koskaan aiemmin ja samalla yleinen turvallisuustilanne on murroksessa. Organisaatiot kohtaavat useita erilaisia haasteita: millä tavoin vierailijat voivat päästä rakennukseen? Kuinka varmistamme, että turvallisuusvaatimukset täyttyvät sekä lainsäädännön että yritysten omien käytäntöjen puolesta? Myös hybridi- ja etätyön lisääntyminen on muuttanut tapoja, joilla yrityksissä kuljetaan. Päivittäin vaihtelevan pääluvun myötä ei ole itsestään selvää, ketkä työntekijät ovat paikalla toimipisteessä samanaikaisesti. Monilla vanhoilla käytännöillä, kuten paperilistoilla ja yksinkertaisilla kulunvalvontajärjestelmillä, ei enää pystytä takaamaan vierailijoiden ja henkilökunnan turvallisuutta. Samalla tehokkuus kärsii. Kriisitilanteessa, kuten evakuointi- ja hätätilanteissa, tarvitaan reaaliaikaista tietoa siitä, ketkä ovat paikalla juuri kyseisellä hetkellä. Nykyaikainen ja hyvin suunniteltu vierailijahallinta voi tarjota juuri tämän: turvallisuuden ja kriisinhallinnan näkökulmasta elintärkeät tiedot esimerkiksi pelastushenkilökunnalle. Pelkkä perinteinen kulunhallinta, kuten paperiset vierailijalistat ja manuaaliset rekisteröinnit, eivät enää riitä täyttämään tämän päivän tietoturvavaatimuksia. Nykyaikainen, digitaalinen vierailijahallinta tallentaa kaikki henkilötiedot turvallisesti ja automatisoidusti, varmistaen, että vierailijoiden ja työntekijöiden tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja lainsäädännön mukaisesti. Henkilötiedot eivät ole pelkkiä satunnaisia kirjaimia ja numeroita – ne ovat arvokasta tietoa, joka on suojattava asianmukaisesti ja säilytettävä turvallisessa ympäristössä. Moderni vierailijahallinta: turvallisuutta, helppoutta ja kriisinhallintaa Modernit vierailijahallinnan palvelut tekevät turvallisuuden hallinnasta tehokasta ja ennakoitavaa. Hybridi- ja etätyöskentelyn aikakaudella ei ole itsestään selvää, ketkä ovat toimistolla, joten yrityksen tulee kyetä hallitsemaan sekä työntekijöiden että vierailijoiden kulkua reaaliaikaisesti. Tämä mahdollistaa paitsi turvallisuuden riittävän korkean tason, myös kriisitilanteissa tarvittavien tietojen saamisen nopeasti. Tietoturva on sisään kirjattu digitaaliseen vierailijahallintaan: kaikki vierailijatiedot käsitellään luottamuksellisesti ja lainsäädännön mukaisesti, mikä estää mahdolliset tietoturvauhat ja suojaa yksityisyyttä. Nykyaikaiset palvelut varmistavat, että kerätty tieto pysyy suojassa ja käytettävissä vain niille henkilöille, jotka tietoja tarvitsevat. Kriisinhallintanäkökulma on olennainen osa kokonaisvaltaista turvallisuutta: tällöin ei pelkästään hallita vierailijoiden kulkua, vaan varmistetaan, että kaikki saavat oikeanlaista viestintää ja ohjeistusta hätätilanteessa. Esimerkiksi hätätiedote on mahdollista lähettää suoraan vierailijahallinnan palvelun kautta, jolloin rakennuksessa olevat henkilöt saavat reaaliaikaista tietoa – olivat he sitten työntekijöitä, aula- ja huoltohenkilökuntaa tai asiakkaita. Kun rakennuksessa paikalla olijat saadaan kiinni hätätiedotteen avulla, heidät voidaan ohjata turvallisesti ulos rakennuksesta. Tämä voi pelastaa henkiä ja vähentää kaaosta kriisitilanteissa. 3 askelta turvallisempaan ja tehokkaampaan vierailijahallintaan Organisaatioiden kehittäessä turvallisuuskäytäntöjään, on tärkeää ottaa huomioon, miten nykyteknologia ja digitaaliset palvelut voivat parantaa prosesseja. Seuraavaksi käymme läpi kolme konkreettista askelta, joiden avulla yritys voi siirtyä kohti nykyaikaista vierailijahallintaa – sekä miten nämä askeleet auttavat parantamaan niin turvallisuutta kuin tehokkuutta. 1. Tee katsaus yrityksenne nykyisiin turvallisuuskäytäntöihin: Käy läpi organisaatiosi käytännöt koskien vierailijahallintaa ja mieti, täyttyvätkö nykypäivän vaatimukset – erityisesti kriisitilanteiden osalta. Onko jotain, mitä voisitte parantaa? 2. Testaa kriisinhallintaprosessit: Varmista, että kaikki työntekijät tietävät, kuinka toimia hätätilanteessa, ja että järjestelmät tukevat evakuointia ja muita kriisienhallintatilanteita. Onko käyttämäsi palvelu apuna kaikissa mahdollisissa tilanteissa? 3. Ota käyttöön digitaalinen vierailijahallinta: Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä – siirry paperilistoista ja manuaalisista järjestelmistä kohti digitaalista ja automatisoitua vierailijahallintaa. Se parantaa turvallisuutta, säästää aikaa ja lisää joustavuutta. Miksi turvallisuus on tärkeämpää kuin koskaan? Vanhan ajan turvallisuuskäytännöillä ei enää pärjätä muuttuvassa työympäristössä – tässä asiassa voidaan turvallisesti todeta, että ennen kaikki ei ollut paremmin! Organisaatioiden on kyettävä reagoimaan nopeasti muuttuviin olosuhteisiin ja tähän tarvitaan tehokas ja nykyaikainen vierailijahallinnan palvelu. Tällöin ei ainoastaan varmisteta turvallisuutta, vaan myös parannetaan organisaation kriisinhallintakykyä ja yleistä turvallisuuskulttuuria ja -ilmapiiriä. Kun yrityksesi turvallisuus on ajan tasalla, et vain suojaa vierailijoitasi ja henkilökuntaasi, vaan myös liiketoimintaasi. Hyvin suunniteltu ja toteutettu vierailijahallinta tuo selkeyttä ja varmuutta. Hoida siis yrityksenne turvallisuusasiat ajan tasalle – me autamme sinua, jotta voit nukkua yösi rauhassa. askel kohti turvallisempaa työympäristöä Lue lisää Blogit Miten vierailijadata tukee liiketoiminnan kehittämistä? 09/04/2025 Blogit Kasvokkain tapaamiset kilpailuetuna – miksi yritysten tulee panostaa niihin? 25/02/2025 Blogit Hybridityö haastaa ja mahdollistaa – näin varmistat paremmat tapaamiset ja tilojen hallinnan 14/01/2025 Blogit Täysi-ikäisenä uuteen vuoteen 19/12/2024
