Älykkäät tilat, fiksumpi liiketoiminta: kuinka vähennät kustannuksia ja kasvatat tehokkuutta? 

Tehoton tilojen käyttö maksaa yrityksille maltaita – ja ongelma jää usein huomaamatta. Ovatko toimistosi neukkarit toistuvasti tyhjiä, mutta silti maksat niistä? Tällöin käyttö ei ole optimoitua, ja johtaa suoraan tarpeettomiin kustannuksiin. Onneksi ratkaisua ei tarvitse etsiä kaukaa: älykkäällä tilojen hallinnalla lisäät tuottavuutta, parannat työympäristön toimivuutta ja vastuullisuutta sekä säästät rahaa – anna meidän kertoa miten.  

Optimoi tilojen käyttö ovenpielinäytöillä ja tilavarauksilla 

Etä- ja hybridityön aikakausi on johtanut siihen, että suuri osa yritysten tiloista jää lähes kokonaan käyttämättä. Kokoushuoneet, auditoriot ja muut yhteiset tilat voivat olla tyhjiä suurimman osan ajasta, vaikka niitä varataan säännöllisesti. Tämän vuoksi niin kannattavuuden, työssä viihtyvyyden kuin vastuullisuuden kannalta on tärkeää saada tietoa siitä, kuinka tiloja oikeasti käytetään.

Älykkäät tilaratkaisut, kuten ovenpielinäytöt, tarjoavat mahdollisuuden seurata tilojen käyttöastetta reaaliajassa ja optimoida tilojen varaamista. Neukkarivarausten tekeminen oman kalenterin kautta tai akuutisti suoraan näytöltä helpottavat koko työyhteisön arkea ja sujuvoittavat päivän kulkua. Vapaat tilat tunnistetaan visuaalisesti jo kaukaa, nopeuttaen sopivan tilan löytämistä.

Tehokkaasti käytössä olevat ovenpielinäytöt yhdistettynä vierailijadataan nostavat esiin mahdollisuuden tarkastella, milloin tiloja oikeasti tarvitaan ja sitä kautta suunnitella käyttöä huomattavasti helpommin. 

Varmista sujuva kokonaisuus: yhdistä vieraiden kutsuminen ja tilavaraukset 

Digitaalinen vierailijahallinta mahdollistaa vieraiden sujuvan saapumisen ja tarjoaa samalla reaaliaikaista tietoa, joka tukee organisaation tilankäyttöä. Minä päivinä ja kellonaikoina vieraita käy eniten, milloin yhteisissä tiloissa on eniten vilskettä? Kun tilojen käyttöaste on tiedossa, voidaan henkilöstö- ja tilaresurssit mitoittaa oikein, välttää ruuhkia ja ajan tuhlausta. Myös tilavaraukset helpottuvat – kun varaat kokouksen kalenteristasi tai tilavarauksen kautta, vierailun tiedot välittyvät sekä vierailijahallintaan että ovenpielinäytöille automaattisesti ja vieras saa tarvittavat saapumisohjeet. Näin koko prosessi etenee tehokkaasti ja tilat ovat aina valmiina vastaanottamaan vieraat: tungosta ei synny ja kaikki etenee sujuvasti. Puhumattakaan siitä, että aikaa ei enää kulu tyhjän neukkarin etsimiseen – vapaiden huoneiden metsästys jää historiaan!  

Valjasta data tueksesi ja toimi vastuullisemmin

Datan kerääminen osana tilojen käyttöä on enemmän kuin vain kaavioiden ja raporttien luomista – se on käytännön työkalu liiketoiminnan tehostamiseen. Kun yritys ymmärtää, miten ja milloin tiloja käytetään, voidaan tehdä parempia päätöksiä koskien tilojen hallintaa ja varmistaa, että kaikki resurssit ovat käytössä mahdollisimman tehokkaasti. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi kokoustilojen vuokraamista ulkopuolisille silloin, kun niitä ei käytetä sisäisesti tai vierailujen ajoittamista niin, että vastaanotto ja neuvottelutilat eivät ruuhkaudu.  

Älykkäät tilaratkaisut ja data eivät kuitenkaan ainoastaan paranna kustannustehokkuutta, vaan parhaimmillaan tukevat myös yrityksen vastuullisuustavoitteita. Kun tilojen käyttöä optimoidaan, voidaan samalla vähentää ympäristön kuormitusta. Ovenpielinäytöt minimoivat automaattisesti energiankulutuksen asetettujen työaikojen ulkopuolella ja vapauttavat turhat tilavaraukset 15 minuutin kuluessa kokouksen alkamisesta, kun osallistujat eivät saapuneetkaan paikalle.

Laajemmassa kuvassa kerätty data tarkentaa kuvaa siitä, minkälaista yrityksen tilojen käyttö on – käytetäänkö kaikkia tiloja vai voisiko toimistotilat vaihtaa esimerkiksi pienempiin ja näin säästää kiinteissä kuluissa? Aidosti yrityksen tarpeita vastaavat toimitilat ovat vastuullinen valinta.  

Älykkäämmät tilat, sujuvampi liiketoiminta 

Älykäs tilankäyttö ja digitaalinen vierailijahallinta eivät ole Paluu tulevaisuuteen –elokuvan kaltaista utopiaa, vaan moderneja käytännön ratkaisuja, jotka tuovat yritykselle merkittäviä kustannussäästöjä. Samalla ne parantavat arjen sujuvuutta ja vähentävät ympäristön kuormitusta. Optimoimalla tilojen käyttöä, tutkimalla vierailuista ja tilavarauksista saatavaa dataa sekä suunnittelemalla vieraiden tulemista ja menemistä yrityksesi voi tehdä parempia, oikeaan tietoon perustuvia päätöksiä. Tämän ei tarvitse olla suuri teknologiainvestointi – jo pieni askel kohti älykkäämpää ja vastuullisempaa tilankäyttöä voi tehdä ihmeitä. Ensi kerralla suunniteltu palaveri alkaa hymy huulilla sujuvan saapumisen ja vapaan neukkarin löytyessä silmänräpäyksessä – sekä sinulla että vieraalla.  

Lue lisää

Blogit

Muuttuva työ haastaa vierailijaturvallisuuden – oletko valmis?  

20/05/2025

Blogit

Miten vierailijadata tukee liiketoiminnan kehittämistä? 

09/04/2025

Blogit

Kasvokkain tapaamiset kilpailuetuna – miksi yritysten tulee panostaa niihin? 

25/02/2025

Blogit

Hybridityö haastaa ja mahdollistaa – näin varmistat paremmat tapaamiset ja tilojen hallinnan 

14/01/2025