GDPR-säädösten vaietut vaikutukset

GDPR eli EU:n tietosuoja-asetus ei ole läheskään yhtä paljon pinnalla tänä päivänä kuin sen käyttöönoton aikaan vuonna 2018. Laaditut säädökset, ja varsinkin niiden kattavuus, aiheuttavat kuitenkin yhä sekaannusta monestakin eri syystä.

Yksi GDPR:n alainen osa-alue, joka jää usein huomiotta, on vierailijatietojen hallinta. Nimittäin GDPR vaikuttaa vahvasti myös siihen, mitä tietoa vieraista saa kerätä ja miten tuota kerättyä dataa voidaan tietosuoja-asetusten mukaisesti hallinnoida.

GDPR:n merkitys vierailijahallinnassa

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) lisäsi vastuuta tietojen käsittelyyn ja tietopyyntöihin. Se on luotu suojelemaan yksilöiden henkilötietoja sekä antamaan heille mahdollisuuden kontrolloida omien tietojensa keräämistä ja säilyttämistä.

Tietosuojan noudattaminen tulisi olla korkealla sijalla jokaisen organisaation prioriteettilistalla. Tämä pätee myös vierailijatietoihin, sillä laki velvoittaa tietojen kerääjää huolehtimaan, etteivät vieraita koskevat tiedot paljastu, muutu tai joudu asiattomille. Jos siis organisaationne kerää mitä tahansa tietoa toimitiloissaan käyvistä vierailijoista, olette myös vastuussa heidän tietojensa suojelemisesta.

Keskiössä henkilötietojen suojaus ja läpinäkyvyys

GDPR määrittää, että vierailijoista kerätään ainoastaan välttämättömiä tietoja, joita säilytetään vain tarpeellisen ajan. Asiakkailla, yhteistyökumppaneilla, kuljettajilla, palveluntarjoajilla ja muilla vierailijoilla on oikeus tietää, mitä tietoja heistä kerätään, miten niitä käytetään ja kuka tietoja käsittelee. Heidän tulee myös itse antaa lupa tietojensa tallentamiseen sekä päästä itsenäisesti vaikuttamaan tietojen hallinnointiin tai niiden poistamiseen.

Vältä seuraukset GDPR-rikkomuksesta

GDPR-säädösten rikkominen ei ole leikin asia. Vaatimusten laiminlyönnistä voi seurata korkeita sakkorangaistuksia, puhumattakaan mainehaitasta. Jaettujen GDPR-sakkojen määrät ovat nousseet kovaa tahtia. Vuonna 2023 sakkojen kokonaismäärä ylitti 1,6 miljardin euron rajapyykin, korostaen entisestään tietosuojamääräysten noudattamisen kriittistä merkitystä.

Ratkaisuna sähköinen tietojen tallennus

Entisaikojen paperilomakkeet ja vieraskirjat tulisi jättää suosiolla jo unholaan. Sähköinen tietojen tallennus on tänä päivänä ainoa mahdollinen tapa varmistaa, että edellä mainitut tietosuojavelvoitteet täyttyvät asianmukaisesti. Digitaalinen vierailijahallintajärjestelmä huolehtii siitä, että tiedot kerätään, tallennetaan ja käsitellään turvallisesti.

Vierailijahallintapalvelua hankkiessa kannattaa kiinnittää huomiota ensisijaisesti palveluntarjoajan luotettavuuteen, tietoturvaan ja sijaintiin, sillä tallennetut tiedot voivat pahimmassa tapauksessa siirtyä EU:n rajojen ulkopuolella sijaitseviin palvelukeskuksiin. Lisäksi kannattaa varmistaa, että sinä asiakkaana omistat palveluun tallentuvat tiedot ja pystyt hallinnoimaan niiden säilytysaikoja.

Testaa vaatimustenmukaisuus tarkistuslistamme avulla

Jotta vaatimustenmukaisuutta vieraiijahallinnan osalta olisi mahdollisimman helppo testata ja arvioida omassa organisaatiossanne, laadimme sinulle ladattavan tarkistuslistan. Listan avulla voit varmistaa, vastaako vierailijatietojenne hallinta nykyisellään keskeisimpiä GDPR-vaatimuksia.

Olemme apunasi tiukassakin tilanteessa

Jos sinulle jäi kysyttävää vierailijatietojen hallinnan vaatimustenmukaisuudesta tai mistä tahansa muusta vierailijahallintaan liittyvästä asiasta, kysy lisätietoa asiantuntijoiltamme. Olemme mielellämme apunasi missä tahansa mieltäsi askarruttavassa asiassa.

Uutiset

Tule mukaan Morning with Securitas -tapahtumaan

08/04/2024

Uutiset

Vuosi pakettiin

18/12/2023

Terveisiä tiimiltämme

Esittelyssä Joonas – Software Developer

11/12/2023

Blogit

Asiakastarina: Kesko paransi tilojensa hallintaa ovenpielinäytöillä – ja sai etuja, joita ei osannut edes odottaa

12/10/2023