Vierailijahallinta ja turvallisuusperehdytykset osana turvallisuusstrategiaa

Vierailijahallinta ja turvallisuusperehdytykset parantavat merkittävästi sekä kiinteistön että ihmisten turvallisuutta. Vakioiduilla prosesseilla saadaan myös kasvatettua tuottavuutta sekä luotua loistavia kokemuksia niin omalle henkilökunnalle kuin vieraille.

Riskienhallinnasta puhuttaessa vierailijoiden ja perehdytysten hallinta nousee kuitenkin harvoin esiin, vaikka niiden tulisi olla keskeinen osa jokaisen organisaation turvallisuusstrategiaa. Mutta millaisia riskejä puutteellinen vierailujen hallinta voi aiheuttaa ja miten niitä voi hallita?

Vierailijat – uhka vai mahdollisuus?

Organisaatioiden suurin voimavara piilee ihmisissä. Olipa kyse työntekijöistä, yhteistyökumppaneista tai vaikkapa toimitiloissa vierailevista asiakkaista, näyttelee heistä jokainen tärkeää roolia organisaation kasvutarinassa. Toisaalta ihmiset myös muodostavat yhden suurimmista riskitekijöistä. Jokainen vierailija voi olla potentiaalinen turvallisuus- tai tietoturvariski – täysin tahattomasti tai jopa tarkoituksella.

Tästä syystä organisaatioiden tulisi aina tietää reaaliajassa, keitä heidän tiloissaan liikkuu sekä olla kiinnostunut siitä, millaisen kokemuksen vierailijat saavat. Erityisesti hätätilanteiden sattuessa on ensiarvoisen tärkeää tietää täsmällisesti tiloissa olevien ihmisten määrä sekä tiedot.

Riskejä muodostuu helposti myös huonosta tiedonkulusta. Tämä pätee niin korkean riskin teollisuusympäristöihin kuin perinteisempiin toimistotiloihin, joissa tietoisuus turvallisuusprotokollista ei kuljekaan toivotulla tavalla. Lisäksi ohjeistusten sisäistämistä voi olla vaikeaa varmistaa, johtuen puutteellisista tai manuaalisista prosesseista.

Miten näitä riskitekijöitä voi torjua mahdollisimman hienovaraisesti, tehokkaasti ja ennen kaikkea turvallisesti?

Vierailijahallinta suojaa tiedot sekä ihmiset

Nykyajan nopeatempoisessa maailmassa, jossa liikenne toimitiloissa on jatkuvaa ja monimuotoista, on olennaista hallita vieraiden kulkua. Tähän digitaalinen vierailijahallinta tarjoaa ratkaisun.

Palvelu automatisoi juuri niitä tehtäviä, joihin kellään ei ole aikaa – mukaan lukien vieraiden kutsumisen, ohjeistamisen sekä sisään- ja uloskirjautumisen. Työpäivä sujuu huomattavasti tehokkaammin, kun automaattiset ilmoitukset ja älykäs kulunhallinta huolehtivat itsenäisesti vieraan saapumisesta ajallaan tapaamistilaan saakka.

Palvelun automatisoidessa aulan toimintoja, voidaan henkilökunnan työaikaa allokoida paremmin tuottaviin tehtäviin – tai hoitaa jopa koko vastaanotto automaattisesti, ilman aulahenkilökuntaa. Palvelu ei kuitenkaan helpota pelkästään sisäisiä prosesseja, sillä ohjeistettu saapuminen, nopea sisäänkirjautuminen ja loistava brändikokemus takaavat yhdessä parhaan mahdollisen vierailukokemuksen.

Tutustu vierailijahallintaan

Turvallisuusperehdytykset kasvattavat tietoisuutta

Turvallisuus ei ole itsestäänselvyys, vaan vaatii syvällistä ymmärrystä jatkuvasti kehittyvistä uhista ja prosesseista. Turvallisuusperehdytys on työkalu, joka auttaa organisaatiota tietoisuuden ja osaamisen kehittämisessä. Sen avulla tarjoat työntekijöille ja vierailijoille tarvittavat tiedot, jotta he voivat toimia turvallisesti ja reagoida oikein mahdollisissa häiriötilanteissa. Turvallisuusperehdytykset voidaan räätälöidä erilaisten työntekijä- ja vierailijaryhmien mukaan, jotta kaikki saavat juuri heille ajankohtaista ja relevanttia tietoa.

Digitaalisen perehdytyspalvelun avulla turvallisuusperehdytykset voidaan suorittaa ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta. Prosessien vakiointi taas parantaa tuottavuutta sekä perehdytysten laatua.

Lopuksi turvallisuusperehdytys voidaan tenttiä, jotta asioiden sisäistämisestä voidaan varmistua. Merkinnät suorituksista dokumentoidaan tietoturvalliseen pilvipalveluun, josta osaamisen kehitystä voidaan seurata ja analysoida.

Lue lisää turvallisuusperehdytyksistä

Synergiaetua ja tehokkuutta yhdellä palvelulla

Paras ratkaisu organisaation turvallisuuden ja tehokkuuden näkökulmasta saadaan aikaan, kun vierailijahallinta ja turvallisuusperehdytykset linkittyvät saumattomasti ja automatisoidusti yhteen.

Digitaalisen vierailijahallinnan avulla turvallisuusperehdytykset voidaan automatisoida, jolloin jokaiselle kiinteistössä vierailevalle lähetetään kutsu perehdytyksen läpikäyntiin automaattisesti. Suorittaminen onnistuu jo ennen saapumista ennakkoviestiin liitetyn perehdytysmateriaalin avulla. Materiaalin läpikäynti ja tenttiminen onnistuu mobiililaitteella. Samassa ennakkoviestissä vieras saa kattavat navigointi- ja saapumisohjeet, jotka helpottavat paikan päälle löytämistä.

Vaihtoehtoisesti suorittaminen onnistuu paikan päällä, jos itsepalvelupääte havaitsee sisäänkirjautumisen yhteydessä, ettei vieras ole tarvittavaa perehdytystä läpikäynyt. Kun perehdytys ja sisäänkirjautuminen ovat suoritettu, laite ohjeistaa vieraan oikeaan kerrokseen ja tilaan. Älykäs vierailijaliikenteen kulunhallinta mahdollistaa kulkemisen lukituista ovista, porteista ja hisseistä.

Samaa palvelua voidaan hyödyntää myös organisaation sisäisiin perehdytyksiin. Ryhmittelyn ansiosta jokainen perehdytettävä saa aina heille suunnattua ja oikea-aikaista tietoa. Vakioitu prosessi rakentaa myös vahvaa brändimielikuvaa jo ennen ovesta sisään astumista, taaten parhaan mahdollisen ensivaikutelman.

Jätä vierailijoiden ja perehdytysten hallinta meidän huoleksemme

Automatisoitu ja vakioitu prosessi kiinteistön ja ihmisten turvallisuuden hallintaan ei ole itsestäänselvyys ja vaatii usein ulkopuolista apua. Liian moni turvautuu yhä tänäkin päivänä manuaalisiin ja aikaan vieviin prosesseihin, joissa piilee mahdollisuus virheisiin. Excel-taulukkoon tai paperilomakkeille listatut vierailijatiedot eivät ole reaaliaikaisia eikä perehdytystä voi katsoa suoritetuksi saatikka sisäistetyksi, jos vieras on saanut turvallisuusohjeistuksen sähköpostin liitteenä.

Älykkäästi suunniteltu ja toteutettu vierailijahallinta ja turvallisuusperehdytykset muodostavat välttämätön osan jokaisen organisaation turvallisuusstrategiaa. Kun sinä kaipaat apua näiden osa-alueiden suunnittelussa tai toteutuksessa, asiantuntijamme auttavat mielellään.

Lue myös

Katso kaikki ajankohtaiset

Uutiset

Asiakaskysely 2024 – tulokset

31/10/2024

Blogit

Aulan automatisointi – vastaanota vieraasi vaivattomasti

22/10/2024

Blogit

Verkostoitumassa ensi kertaa Kuntamarkkinoilla

01/10/2024

Terveisiä tiimiltämme

Esittelyssä Markus – Account Manager

29/07/2024