Miksi vierailijahallintaa tarvitaan nyt enemmän kuin koskaan

Covid-19 pandemian seurauksena jokainen yritys tai kiinteistö, joka ottaa vastaan vieraita on joutunut miettimään käytäntöjään uusiksi. Muutos on ollut pieni tai suuri, riippuen miten hyvin vierailujen hallinta oli huomioitu ennen pandemiaa.

Vastuu sekä vieraiden että oman henkilökunnan turvallisuudesta on painava syy, miksi jokaisen yrityksen tulisi viimeistään nyt ottaa käyttöön ratkaisut, joilla vierailijaliikennettä voidaan hallita turvallisesti ja tehokkaasti tarjoten samalla paras mahdollinen vierailukokemus vieraille.

Nostomme:

  1. Paperi ja kynä vaarantavat sekä turvallisuutta että terveyttä
  2. Suunniteltu ja sujuva vierailu vähentää turhia kontakteja
  3. Sähköinen vierailijahallinta helpottaa vieraiden seulontaa
  4. Kulunvalvontaa myös vieraille
  5. Tiedot vieraista mahdollisen covid-19 tartunnan sattuessa
  6. Tilastointi mahdollistaa suunnittelun ja ennakoinnin
  7. Älä unohda vierailukokemusta

Paperi ja kynä vaarantavat sekä turvallisuutta että terveyttä

Vaikka koronakevättä ei olisi ikinä tapahtunutkaan, yhdenkään vieraan ei tulisi enää kirjautua paperille. Vieraskirjat ja lomakkeet ovat alttiita vahingoille ja väärinkäytöksille eivätkä täytä nykyisiä GDPR vaatimuksia. Siksi vierailutietojen sähköinen hallinta on ainut tapa varmistaa asianmukainen tietosuoja. Pandemian keskellä paperien ja kynien poistaminen yhtälöstä on entistä järkevämpää, sillä se pienentää heti myös infektioriskejä ja koskettamisen tarvetta.

Suunniteltu ja sujuva vierailu vähentää turhia kontakteja

Kun vierailuja hallitaan sähköisesti, vieraan kutsuminen käynnistää vierailupolun, jossa sekä vieras että vastaanottaja hyötyvät lukuisista automaattisista toiminnoista, kuten ennakkoviesteistä, kosketusvapaasta kirjautumisesta ja saapumisilmoituksista. Näin säästetään aikaa ja vähennetään ruuhkia sekä turhaa liikkumista kiinteistöissä. Ennakkoilmoitettu vierailu nopeuttaa myös asiointia mahdollisen aulahenkilön kanssa ja näin vähentää altistumisriskiä.

Sähköinen vierailijahallinta helpottaa vieraiden seulontaa

Huolehtiaksesi vierailijoidesi ja henkilökuntasi turvallisuudesta, voi olla tarpeen ohjeistaa ja asettaa ehtoja vierailuille jo ennen saapumista tiloihisi. Sähköinen vierailijahallinta mahdollistaa tämän monin eri tavoin, esimerkiksi vierailun ehtojen tiedottamisella tai laajemmilla kyselyillä, joilla voidaan kartoittaa saapuvan vieraan terveydentilaa.

Kulunvalvontaa myös vieraille

Paitsi että vierailijahallinnan palvelulla saadaan kattavat tiedot vierailuista ja vieraista, voidaan vieraan liikkeitä kiinteistössä hallita monin eri tavoin. Vierailijakortti tai vieraan oma puhelin voi toimia pääsynä vain tiettyihin tiloihin. Vierailun vastaanottaja voi myös antaa reaaliaikaisesti kulkuoikeuksia vieraalle tai ohjata esimerkiksi tiettyyn hissiin ja kerrokseen.

Tiedot vieraista mahdollisen covid-19 tartunnan sattuessa

Jos kiinteistön henkilökunnalla tai vierailijalla todetaan covid-19 tartunta, on altistuneiden määrittelyssä tärkeää tietää keitä tiloissa on liikkunut ja milloin. Kun kaikki saapuneet vieraat, heidän vastaanottajansa ja mahdolliset liikkeet kiinteistössä ovat tallentuneet vierailijahallinnan palveluun, on selvitystyö huomattavasti helpompaa.

Tilastointi mahdollistaa suunnittelun ja ennakoinnin

Kattavat vierailutiedot ja statistiikka auttavat paitsi suunnittelemaan esimerkiksi aulanhenkilöiden resurssointia, myös seuraamaan vierailijaliikenteen määrää ja tekemään toimia varmistamaan turvalliset ihmismäärät.

Älä unohda vierailukokemusta

Covid-19 pandemia on muuttanut ja vähentänyt fyysisiä vierailuja, mutta ei poistanut niiden merkitystä. Saapuvalle vieraallesi keskeistä on edelleen helppo, sujuva ja miellyttävä saapuminen, jolla varmistat, että tapaamisenne alkaa hyvissä merkeissä ja annat ensivaikutelman, joka kestää.


Tutustu Systam Respa vierailijahallinnan palveluumme

Ota yhteyttä niin etsitään yhdessä Teille sopivat ratkaisut! sales@systam.fi +358 10 470 3600