Aulan automatisointi – vastaanota vieraasi vaivattomasti

Aula ei ole vain tila, johon astutaan kiinteistöön sisään tullessa. Sillä on keskeinen rooli niin turvallisuuden, vierailujen organisoinnin, vieraiden vastaanottamisen kuin loistavan ensivaikutelman osalta. Mutta voiko toimivan ja turvallisen aulan rakentaa ilman ammattitaitoista henkilökuntaa?

Mitä aulan automatisointi tarkoittaa?

Aulan automatisoinnissa aula-alueen toiminnot ja palvelut digitalisoidaan ja automatisoidaan, jotta ne toimisivat tehokkaammin ja ilman jatkuvaa ihmisten valvontaa.

Perinteisessä aulassa vieraiden sisään- ja uloskirjaukset, saapumisilmoitukset, opastaminen, perehdyttäminen ja kulunhallinta vaativat henkilökunnalta aikaa ja vaivaa. Vierailutietojen tietoturvallinen ylläpito edellyttää myös tarkkaan vakioituja prosesseja. Automatisoimalla nämä toiminnot, jää työntekijöiden vastuulle ainoastaan vieraan kutsuminen ja tapaamiseen osallistuminen.

Automaattinen vastaanotto kylmäaulaan

On paljon kiinteistöjä tai toimipisteitä, joissa ei ole järkevää tai yksinkertaisesti varaa pitää aulahenkilöstöä. Lisäksi on kohteita, joissa vierailijaliikennettä käy ympäri vuorokauden tai toimivaa aulatilaa ei löydy. Tällöin ratkaisu on täysin automatisoitu kylmäaula, jossa vieraiden vastaanotosta huolehtii digitaalinen vierailijahallinnan palvelu ja itsepalvelupääte.

Vaikka kylmäaula ei välttämättä pysty hoitamaan kaikkia aulahenkilöstölle kuuluvia assistenttitehtäviä, voidaan automaation avulla huolehtia koko vierailupolku mukaan lukien vierailijoiden monikielinen vastaanotto ja tietojen turvallinen tallennus. Palvelu lähettää vierailijoille ennakkoviestit saapumisohjeineen, mahdollistaa sisään- ja uloskirjautumiset itsepalveluna, tulostaa vierailijakortit, opastaa vierailijan eteenpäin sekä ilmoittaa saapumisesta vastaanottajalle.

Automatisoitu aula takaa jopa loistavan vierailukokemuksen selkeällä ja nopealla toiminnallaan. Aulan toiminnot voidaan myös integroida kiinteistön olemassa oleviin järjestelmiin tehden vierailuprosessista vieläkin sujuvamman sekä henkilökunnalle että vierailijoille.

Automatisointi tehostaa myös aulahenkilöstön arkea

Moni organisaatio haluaa pitäytyä miehitetyssä aulassa – ymmärrettävistä syistä. Iso osa vierailuihin liittyvistä työtehtävistä hoidetaan kuitenkin yhä tänä päivänä manuaalisesti, vaikka automatisoinnilla saataisiin niihin tehokkuutta säilyttäen henkilökohtainen palvelu.

Miehitetyn aulan työskentelyä voidaan helpottaa automatisoimalla viestejä ja ilmoituksia sekä tarjoamalla sisään- ja uloskirjautumista itsepalvelupäätteillä. Näin työaika pystytään pyhittämään tuottavampiin tehtäviin.

Päivittäistä työtä helpottaa myös, kun aulahenkilökunnalla on oma sähköinen työkalu, jonka kautta hallinnoida eri toimipisteiden vierailuja sekä vastaanottajien ja vierailijoiden henkilötietoja keskitetysti ja tietoturvallisesti. Työkalu näyttää yhdellä silmäyksellä menneet ja tulevat vierailut, helpottaa vierailujen luontia ja organisointia sekä tarjoaa dataa toiminnan kehittämiseksi.

Turvallisuudesta ei tarvitse tinkiä

Turvallisuus on keskeisessä roolissa myös automatisoiduissa aularatkaisuissa. Jokainen kutsuttu vierailija saa yksilöllisen QR-koodin, jonka avulla sisäänkirjautuminen onnistuu turvallisesti. Etukäteen kutsumattomat vierailijat taas voivat kirjautua omalla nimellään, tietäessään vastaanottajan nimen.

Itsepalvelupääte voidaan sijoittaa tilaan, josta pääsee etenemään ainoastaan ennakkoviestin tai vierailijakortin QR-koodin avulla. Älykäs vierailijaliikenteen kulunhallinta helpottaa liikkumista muissakin tiloissa, sillä koodin avulla vieras pääsee itsenäisesti kulkemaan lukituista ovista, hisseistä ja porteista tapaamistilaan.

Turvallisuutta edistää myös tieto siitä, keitä tiloissa on minäkin hetkenä paikalla. Reaaliaikaset tiedot paikalla olevista vierailijoista saadaan sähköisestä työkalusta. Kriisin sattuessa hätätiedotteet voidaan lähettää hetkessä, jotta ohjeistus ja tieto tilanteesta saavuttaa oikeat henkilöt.

Turvallisuusperehdytykset huolehtivat vastuista

Turvallisuusperehdytykset huolehtivat henkilöstön ja vierailijoiden turvallisuudesta esimerkiksi teollisuustiloissa. Niiden avulla tiedotetaan mahdollisista turvallisuusriskeistä ja ohjeistetaan kävijöitä toimimaan oikein.

Perehdytykseksi ei kuitenkaan voida laskea käteen annettuja tai sähköisesti lähetettyjä ohjeita, sillä materiaalin sisäistämisestä tulee varmistua tentillä. Sisäänkirjautumisen yhteydessä voidaan automaattisesti tarkistaa, että suoritus on voimassa. Jos näin ei olisi, materiaalin läpikäynti onnistuu paikan päällä päätelaitteen kautta. Näin huolehditaan kaikkien osapuolten vastuista.

Ota askel kohti automatisoitua aulaa

Automatisoidun aulan kuukausikustannukset ovat huomattavasti pienemmät kuin perinteisen miehitetyn aulan. Aulan toimintojen automatisointi ei kuitenkaan tarjoa pelkästään tehokkaampaa arkea ja kustannussäästöjä, sillä se parantaa kokonaisuudessaan vierailukokemusta ja turvallisuutta sekä mahdollistaa tiedolla johtamisen.

Mutta miten aulan automatisointi konkreettisesti toteutetaan ja mitä kaikkea prosessissa tulee osata huomioida? Entä miten valitaan oikea toimija tai palvelu tavoitteiden toteuttamiseksi?

Lataa maksuton oppaamme, josta löydät seuraavat konkreettiset askeleet aulasi automatisointiin!

Lue myös

Katso kaikki ajankohtaiset

Blogit

Verkostoitumassa ensi kertaa Kuntamarkkinoilla

01/10/2024

Blogit

Vierailijahallinta ja turvallisuusperehdytykset osana turvallisuusstrategiaa

26/08/2024

Terveisiä tiimiltämme

Esittelyssä Markus – Account Manager

29/07/2024

Blogit

NIS2-direktiivi asettaa uudet tietoturvastandardit vierailujen hallintaan

28/05/2024