Ketä tiloissasi liikkuu? 5 syytä miksi vierailujen hallinta on tärkeää turvallisuudelle

Yritysten ja organisaatioiden turvallisuus ei ole vain vartiointia ja kehittyneitä hälytysjärjestelmiä. Ne saattavat torjua asiattomat tunkeilijat öiseen aikaan, mutta tiloissa voi liikkua päivisin jopa satoja ihmisiä, joiden kontrolloiminen tulisi myös ottaa huomioon. Eikä asia kosketa vain suuria yrityksiä. Edestakainen ihmisvirta, myös satunnainen tai vähäinen, ilman kattavaa seurantaa heikentää yrityksen tai toimitilan turvallisuutta monin tavoin.

1. Vierailija on aina riski yrityksen turvallisuudelle

Jokainen ulkopuolinen henkilö vie tahtomattaankin käynnillään mukanaan valtavan määrän informaatiota vierailemastaan paikasta ja sen ihmisistä. Ensimmäinen kohtaaminen tapahtuu jo aulatilassa, joten jo siellä kannattaa huomioida tilan luonne. Mitä vierailija näkee tullessaan ja mihin hänellä on pääsy?

Vierailijahallinnalla voidaan ohjata saapuvien henkilöiden toimintaa sekä pääsyä yrityksen tiloihin. Aktiivinen vastaanotto ja vaadittu rekisteröityminen ovat ensimmäinen askel vieraan tunnistamiseen. Selkeä ohjeistus ja välittömät ilmoitukset vastaanottajalle estävät vieraan odottelun ja harhailun tarpeettomissa paikoissa.

2. Vain sähköinen vierailijahallinta varmistaa tietoturvallisen dokumentoinnin

Vierailijoiden tietojen kirjaamatta jättämistä ei juurikaan paranneta epämääräisillä paperilapuilla tai käsin kirjoitetuilla vierailijakirjoilla. Sähköinen dokumentointi takaa turvallisen ja varmennetun tietojen tallennuksen, kun vierailijan saapuminen ja poistuminen sekä vastaanottajan tiedot tallentuvat tarkasti ja automaattisesti.

3. Ilman vierailijakorttia liikkuvat ihmiset synnyttävät epävarmuutta

On tärkeä tunnistaa yrityksen tiloissa liikkuvat henkilöt; onko hän henkilökuntaa vai vierailija. Vierailijahallinnan järjestelmään liitetty vierailijakortti on hyvä tapa huolehtia siitä, että yrityksessä kulkee vain henkilöitä, joilla on siihen oikeus ja että he ovat helposti tunnistettavissa. Kortiton liikkuja on helppo tunnistaa mahdollisesti asiattomaksi ja epäilyttäviin tilanteisiin on helpompi puuttua.

4. Hätätilanteet vaativat nopeaa toimintaa

Erilaisten hätätilanteiden sattuessa on ensiarvoisen tärkeää tietää tiloissa olevien ihmisten määrä, mahdollinen sijainti sekä henkilötiedot. Reaaliaikainen läsnäolotieto nostaa turvallisuutta erityisesti evakuointitilanteissa.

5. Lainsäädäntö velvoittaa

Kun vierailijoista kerätään tietoja, henkilötietolaki velvoittaa tietojen kerääjää huolehtimaan, etteivät heitä koskevat tiedot paljastu, muutu tai joudu asiattomille. Tietoturvarikkomuksissa yritys varmistaa etunsa, kun se kykenee osoittamaan tietojen suojaamistahdon eli tietojen tunnistamismenettelyn ja tietojen käsittelyn ohjeet ja käytännöt. Tällöin avainasemassa on toimiva ja turvallinen vierailijahallinnan järjestelmä sekä dokumentoidut käytännöt sen soveltamisesta henkilötietojen keräämisen osalta.

Systamin vierailijahallinnan ratkaisut edistävät turvallisuutta helposti ja vaivattomasti

Vierailijahallinnassa keskeistä on tietäminen ketä tiloissasi liikkuu ja heidän toimintansa ennakoiminen ja hallinta. Tehokas järjestelmä tukee tätä päämäärää.

Oleellista on myös, että yrityksen työntekijät ja vieraiden vastaanottajat ovat selvillä toimintaperiaatteista ja toimivat vastuullisesti turvallisuutta tukien.

Me Systamilla olemme apunasi helpon, edustavan ja turvallisen järjestelmän käyttöönotossa. Ratkaisumme mahdollistavat dokumentoidut vierailijatiedot, ennakkoon käytävät turvakoulutukset, vieraan ilmoittautumisen aulassa tai itsepalvelupäätteellä sekä yksilölliset vierailijakortit.

Pitkälle mietitty palvelupolkumme automaattisten ilmoitusten ja viestien kera takaa miellyttävän, luotettavan ja tietoturvallisen kävijäkokemuksen.

Meiltä saat vaivattoman käyttöönoton ja kotimaisen palvelun jo kymmenen vuoden kokemuksella. Ota yhteyttä niin etsitään yhdessä Teille sopivat ratkaisut! info@systam.fi +358 10 470 3600