Hyvä perehdytys vaatii suunnitelman, laadukkaat perehdytysmateriaalit ja oikean toteutustavan

07.12.2022

Blogit

Kun haluat varmistaa uudelle työntekijällesi parhaan mahdollisen alun, on hyvä perehdytys avainasemassa. Se nopeuttaa työn tuottavuutta, parantaa työntekijän sitoutumista ja ehkäisee konflikteja sekä epäonnistuneita rekrytointeja. Mutta onko hyvään työntekijän perehdytykseen tarjolla yksinkertaista reseptiä?

Miksi työntekijän perehdytykseen kannattaa panostaa?

Uuden työntekijän tuominen mihin tahansa yrityskulttuuriin on kriittinen hetki, joka on helppo munata huonolla perehdyttämisellä. Kun jopa kuukausia vienyt rekrytointi on syönyt niin aikaa kuin rahaa, on tärkeää onnistua kerralla. Huonon perehdytyksen kärsijöiksi päätyvät sekä työntekijä että yritys.

Hyvä perehdyttäminen vaatii työtä, mutta on oikein toteutettuna kannattava investointi. Kun uusi työntekijä saadaan sitoutettua yritykseen ja työtehtäviin mahdollisimman hyvin heti alusta saakka, nopeuttaa se työn tuottavuutta. Erityistä haastavuutta tuovat sijaiset ja lyhytaikaiset työntekijät, joiden osalta perehdytys on oltava entistä tehokkaampaa. Yksinkertaisuudessaan perehdytyksen tulisikin olla hyvin hallittu ja vakioitu prosessi, joka tuo arvoa rekrytoinnin aiheuttamille kustannuksille ja vähentää (ennenaikaisia) harmaita hiuksia.

Perehdytyssuunnitelman laatiminen

Ota perehdytysprosessi kerralla haltuun. Mitä tarkemman perehdytyssuunnitelman laadit, sitä helpompaa on toteutus. Hyvä suunnitelma määrittelee perehdytyksen tavoitteet, pääasialliset suuntaviivat, eri osa-alueiden aikataulut sekä toteutuksen ja sen vaatimat resurssit. Suunnitelmassa määritellään, kenelle perehdytys on suunnattu ja kenen vastuulla sen päivittäminen ja toteutus ovat.

Tarvittavat perehdytysmateriaalit on myös hyvä eritellä jo tässä vaiheessa. Lisäksi kannattaa miettiä, miten perehdytyksen etenemistä voidaan seurata ja miten uuden työntekijän jaksamista ja suoriutumista voidaan tukea pidemmällä aikavälillä.   

Laadukas perehdytysmateriaali

Hyvä perehdyttäminen vaatii usein läsnäoloa ja työhön opastamista. Monet asiat on kuitenkin edelleen hyvä käydä läpi erilaisten materiaalien avulla. Huono perehdytys jää usein kiinni siitä, etteivät perehdytysmateriaalit ole tarpeeksi laadukkaita, helposti seurattavia tai kunnolla jäsenneltyjä. Hyvä perehdytysmateriaali sisältää tekstimateriaalin lisäksi videoita ja kuvia, jotka helpottavat aineiston läpikäyntiä ja sisäistämistä.

Tarpeet vaihtelevat tapauskohtaisesti, mutta yleisellä tasolla uuden työntekijän perehdytysmateriaalin suunnittelussa on hyvä huomioida vähintään seuraavat osa-alueet:

  • yrityksen toiminnan, tuotteiden ja tavoitteiden esittely
  • työyhteisön esittely ja pelisäännöt
  • työntekijälle suunnatut ohjeet ja työtehtävät
  • työtekijältä odotetut tavoitteet
  • työsuhdeasiat
  • työvälineet ja -menetelmät.

Toteutustavan osalta on myös hyvä varmistaa, että perehdytys voidaan suorittaa nopeallakin aikataululla – vaikka perehdytettävä pitäisi majaa toisella mantereella.

Perehdytyksen dokumentointi

Perehdyttämisessä on kyse tietämyksen siirtämisestä. On tärkeää todentaa ja dokumentoida perehdytysten suorittaminen, jotta asioiden sisäistäminen voidaan varmistaa. Varmennetut suoritukset voidaan toteuttaa ja dokumentoida helpoiten sähköisessä muodossa, esimerkiksi digitaalisen perehdytyspalvelun avulla. Se mahdollistaa myös erilaisten tenttien laatimisen, jolloin ymmärrys voidaan varmistaa entistä paremmin. Korkea tietosuoja sekä GDPR vaatimusten mukainen tietojen käsittely ja tallennus varmistavat henkilötietojen ja tenttimateriaalin turvallisen hallinnoinnin. 

Digitaalinen perehdytys tuo helppoutta ja selkeän prosessin

Työhön opastaminen vie aina aikaa, mutta uusien digitaalisten ratkaisujen avulla työntekijän perehdyttämisestä on tullut helpompaa. Digitaalinen perehdytys mahdollistaa nopean sisältöjen luomisen, helpon jakelun, ajasta ja paikasta riippumattoman suorittamisen, tehtävien ja tenttien luomisen sekä suoritusten turvallisen dokumentoinnin. Uudet työntekijät voidaan muutamalla klikkauksella kutsua sähköiseen palveluun suorittamaan perehdytys heille sopivana ajankohtana – tarpeen tullen jo ennen työssä aloittamista, jolloin aikaa ei tarvitse tuhlata perusasioiden läpikäymiseen.

Digitaaliseen perehdytyspalveluun luodaan sisältö, mahdollinen tentti, merkitään suorittajat ja määritellään suoritusajat. Perehdytysmateriaali voidaan tuottaa itse tai ulkoistaa. Kutsut perehdytyksen suorittamiseen lähtevät automaattisesti. Suoritukset tallentuvat palveluun ja niistä voidaan koota joko yksittäisiä tai kollektiivisia raportteja. Datan avulla perehdytysprosessia voidaan helposti myös jatkokehittää.

Työntekijöiden perehdyttämisen lisäksi sähköistä perehdytyspalvelua voidaan hyödyntää esimerkiksi turvallisuusperehdytyksiin tai tiedotteiden varmennettuun jakeluun.

Näin digitaalinen perehdytys toimii

  1. Luo sisältö – Palveluun luodaan sisältö, mahdollinen tentti ja merkitään kenen tulisi käydä sisältö läpi. Perehdytysmateriaali voidaan tuottaa itse tai ulkoistaa.
  2. Valitse perehdytettävät – Palvelu lähettää yksilöllisen linkin sähköpostiin tai puhelimeen tekstiviestillä.
  3. Kutsun saaneet suorittavat perehdytykset – Henkilöt käyvät sisällöt läpi ja hyväksyvät saamansa opastukset.
  4. Suoritukset tallentuvat palveluun – Palvelu tallentaa suoritukset ja luo dokumentin.

Säästä aikaasi ja anna meidän auttaa!

Olisiko teilläkin aika ottaa käyttöön digitaalinen perehdyttäminen? Systam Pass on 100 % kehittämämme, täysin kotimainen ja kokonaisvaltainen digitaalisen perehdyttämisen palvelu. Auditoitu palvelumme (viimeisin auditointi Silverskin/2022) tekee työntekijöiden perehdyttämisestä selkeän prosessin, jonka aina valmiit sisällöt, automaattinen lähetys sekä todennetut suoritukset tuovat mielenrauhaa.

Perehdytysmateriaalit voitte tuottaa itse tai ulkoistaa kokonaan meille. Osaava tiimimme on rakentanut perehdyttämisen ratkaisuja jo vuodesta 2006 ja 95 % asiakkaistamme on yhä tänäkin päivänä yhteisellä polulla kanssamme.

Lue myös

Katso kaikki ajankohtaiset

Miten kaikki alkoi – yrittäjän tarinani

Myynti meni verkkoon, mutta aidoista kohtaamisista hyötyvät niin asiakas kuin myyjä

Vierailijakortti lisää turvallisuutta ja toimii pääsynä tiloihin.

Valitse vierailijakortti, joka oikeasti lisää turvallisuutta

Miksi asiakkaamme tulevat jäädäkseen?