Kävijöitä vai tulevia asiakkaita? – Miksi kävijätyytyväisyyteen kannattaa panostaa

Odotat, etsiskelet – mietit oletko oikeassa paikassa. liian usein tapaamiseen saapuessa tunne on tuttu. Ensivaikutelman voi kuitenkin tehdä vain kerran. Toimiva ja viihtyisä aulatila ja vastaanotto rakentuvat paitsi hyvästä asiakaspalvelusta myös toiminnan ja turvallisuuden takaavasta järjestelmästä.

Asiakaskokemus ja palvelun sujuvuus ovat ensiarvoisen tärkeitä ja ensikosketus niihin tapahtuu aulassa tai vastaanotossa. Hyvä fiilis ja positiivinen mielikuva syntyvät usein pienistä asioista. Jari Parantainen kirjoitti juuri blogissaan mieleenpainuvan esimerkin, jossa WC-tilojen varustelu ja käsipyyhkeiden käyttö kertoi asiakkaalle enemmän yrityksestä kuin useimmat tulisivat ikinä ajatelleeksi.

Kiinteistöhuollon ja ihmiskontaktin ohella vierailijoiden vastaanototon sujuvuuteen vaikuttavat käytetyt järjestelmät ja laiteratkaisut, mitkä takaavat myös turvallisuuden. Vierasta ei ole tarkoitus kuitenkaan kyykyttää järjettömillä barrikaadeilla.

Ratkaisujen tulee toimia tehokkaasti taustalla, mahdollistaen asiakkaalle nopean ja sujuvan toiminnan ja aulalle helpon työskentelyn.

Teknisten ratkaisujen visuaalisuutta ja kutsuvuutta ei myöskään kannata unohtaa. Houkuttelevat ja yrityksen imagoa ja ilmettä tukevat laitteet ovat iso osa käyttökokemusta ja vakuuttavan mielikuvan antamista.

Me Systamilla olemme erikoistuneet ihmisläheisiin vierailijahallinnan ratkaisuihin. Kotimaiset Respa-ratkaisumme  on kehitetty parantamaan aulojen palvelutasoa. Niihin liitettävät tyylikkäät palvelupäätteet ovat sovellettavissa kunkin tilan ulkoasuun. Ratkaisumme sisältävät myös useita saapuvan vierailijan kokemusta parantavia ominaisuuksia, joista hyötyy myös vastaanottava yritys paitsi kävijätyytyväisyytenä, myös turvallisuutena ja kustannussäästöinä.

Poista epävarmuus – tiedä mihin tulet

Saapuminen sovittuun tapaamiseen aiheuttaa usein epävarmuutta ajan, paikan, pysäköinnin tai ilmoittautumisen suhteen.

Kattavan viestin ja ohjeistuksen lähettäminen saapujalle on pieni teko epävarmuuden poistamiseksi.

Lisäksi se auttaa luomaan yrityksestä vakuuttavan kuvan.

Kun vierailija kirjataan Systam Respa – järjestelmään kalenterikutsun tai web-sovelluksen avulla, lähtee saapujalle automaattinen viesti vuorokausi ennen tapaamista.  Viestiin voidaan sisällyttää halutut tiedot ja ohjeistukset. Vieraan saapuessa ja kirjautuessa vierailun vastaanottoja saa ilmoituksen soittamalla, tekstiviestillä ja sähköpostilla. Näin vältetään turha odottelu.

Nopeutta ja sujuvuutta automaatiolla

Kaiken palvelun automatisointi ei suinkaan ole patenttiratkaisu hyvään palveluun.

Tarpeeseen vastaavilla teknologisilla ratkaisuilla tuetaan asiakaspalvelua sekä siinä toimivia asiakaspalvelijoita.

Itsepalvelupäätteet selkeällä opastuksella ovat kävijälle näkyvin osa Respa-järjestelmää. Ne toimivat aulahenkilökunnan apuna tai tarvittaessa täysin automatisoidusti. Itsepalvelupäätteet eivät kuitenkaan itsessään tuo onnea, jos käyttö takkuaa ja lisäarvoa ei synny.

Minkälainen tekniikka sitten oikeasti hyödyttää asiakasta? QR  eli ”Quick Response” –koodit eivät ole vain markkinoinnin viimeisin villitys, vaan ne ovat esimerkki joiden avulla voidaan monipuolisesti parantaa palvelua sekä tehostaa toimintaa. Siksi hyödynnämmekin vierailijahallinnan ratkaisuissamme Systam Respa QR-koodia, jonka avulla vierailijan tunnistautuminen ja kirjautuminen järjestelmään vie parhaimmillaan sekunteja.  Saapuvien vieraiden ennakkoviestien mukana toimitetaan aina QR-pikakoodi, jota näyttämällä Respa-laitteen lukijaan järjestelmän tunnistaa saapuvan henkilön automaattisesti.

Monissa kohteissamme QR-koodin käyttö onkin saanut kiitosta ja sen edut on huomattu. Muun muassa Outotecin kiinteistöjohtaja Erkko Malinen kertoo, että koodilla kirjautuminen antaa vierailijoille hyvän fiiliksen ja kuvan yrityksestä.

Systam Respa QR-koodi ei myöskään ole kertakäyttöinen, vaan sen edut ovat uudelleen käytössä. Kerran vastaanotettu koodi mahdollistaa tunnistautumisen missä tahansa kohteessa, jossa on käytössä Systam Respa –vierailijahallinnan ratkaisu.

Mietitty kokonaisuus tuo tehokkuutta

Ymmärrys ihmisten tarpeista mahdollistaa ajattelun, jolla voidaan muuttaa tarvittaessa prosesseja ja suunnitella käyttäjäystävällisempiä palveluita kustannustehokkaasti.  Asiakaskokemukseen vaikuttavat monet asiat, mutta vierailijahallinnan osalta keskeistä on turvallisuuden ja tietoturvan lisäksi helppous ja sujuvuus sekä vierailijalle, että vastaanottavalle yritykselle:

1. Vierailijoiden lisääminen järjestelmään on vaivatonta
2. Vierailija saa selkeät ohjeet saapumisesta ja vastaanottavasta henkilöstä
3. Helppo kirjautuminen aulassa tai selkeästi esillä olevalla tyylikkäällä itsepalvelupäätteellä
4. Yksilölliset vierailijakortit turvallisuuden takaamiseksi
5. Vierailun vastaanottaja saa tiedon saapujasta, jolloin turha odottaminen vältetään
6. Kaikki tiedot vierailusta tallentuvat järjestelmään ja tehostavat aulan toimintaa

Ota hetki ja mieti miten nämä asiat toteutuvat Teillä.

Me Systamilla olemme tehneet jo kymmenen vuoden ajan töitä helpottaaksemme asiakkaidemme vierailijahallintaa edustavalla ja turvallisella tavalla. Ota yhteyttä niin etsitään yhdessä Teille sopivat ratkaisut! info@systam.fi tai +358 10 470 3600