Menikö vihkoon?

Jäikö vierailusta jäljelle vain suttuinen kynänjälki? Paperiset vieraskirjat ja lomakkeet ovat tuttuja vierailijoille edelleen osassa yrityksiä ja vastaanottoja. Listasimme asioita miksi yhdenkään vieraan ei tulisi enää kirjautua paperille ja yritysten siirtyä sähköiseen vierailujen hallintaan.

1. Tietoturva ja GDPR

Kun vierailijoista kerätään tietoja, henkilötietolaki velvoittaa tietojen kerääjää huolehtimaan, etteivät vieraita koskevat tiedot paljastu, muutu tai joudu asiattomille. Paperinen arkistointi on altis vahingoille ja selattavat vieraskirjat saattavat paljastaa tietoja muista kävijöistä. Pahimmillaan esimerkiksi tietoja paikalla käyneistä kilpailijoista.

Keväällä voimaan tullut tietosuoja-asetus (GDPR) puolestaan lisäsi vastuuta tietojen käsittelyyn ja tietopyyntöihin. Näiden velvoitteiden asianmukaisen hoidon mahdollistaa vain sähköinen tietojen tallennus.

2. Parempi vierailukokemus

Asiakaskokemukseen vaikuttavat monet asiat, mutta saapuvalle vieraallesi keskeistä on helppous ja sujuvuus. Sähköisen palvelun automaattiset ennakkoviestit, saapumisilmoitukset ja mahdollisuus nopeaan itsepalvelukirjautumiseen varmistavat vieraille vaivattoman saapumisen ja positiivisen vierailukokemuksen.

3. Toimitila- ja henkilöturvallisuus

Sähköinen vierailijahallinta on ainoa tapa valvoa, kuka voi päästä tiloihisi ja tietää täsmälleen, kuka on paikalla. Hätätilanteiden sattuessa on ensiarvoisen tärkeää tietää tiloissa olevien ihmisten määrä, mahdollinen sijainti sekä henkilötiedot. Reaaliaikainen helposti saatava läsnäolotieto nostaa turvallisuutta erityisesti evakuointitilanteissa

4. Tehokkuus

Käsin kirjaaminen, puhumattakaan tietojen etsimisestä kansioista ja kirjoista on hidasta. Pilvipohjaisen vierailijahallinnan palvelun avulla käyttö on helppoa sekä vieraalle että henkilökunnalle ja tiedot ovat aina saatavilla helposti ja vaivattomasti. Automatisoimalla toimintoja vapautetaan käsiä muihin tehtäviin. Toiminnan tehostamista seuraavat usein kustannussäästöt.

Vihkojen aika on ohi! Ota yhteyttä meihin, laitetaan vierailujen hallinta kerralla kuntoon: sales@systam.fi tai 010 470 3601