Turvallisuuden ja terveyden huomioiminen vierailujen hallinnassa

Systam Respa vierailijahallinnan palvelullamme voidaan edistää sekä vierailijoiden että henkilökunnan hyvinvointia ja turvallisuutta COVID-19 aikana.

Kun vastaanotat vieraita, tee se turvallisesti! Vierailujen hallinta on tärkeä osa turvallisen työympäristön luomista ja infektioriskien minimoimista. Sujuvat vierailut ja nopea kirjautuminen vähentävät ruuhkautumista ja jonottamista tiloissasi ja mahdollistavat turvallisen sosiaalisen etäisyyden pitämisen.

Tärkeintä on suunnitella vierailut etukäteen aina kun mahdollista ja lähettää vieraille tapaamiskutsu. Systam Respa Vierailijahallinnan kalenteri-integraation avulla kutsun yhteydessä vierailutieto siirtyy automaattisesti palveluun, mikä käynnistää vierailupolun, jossa sekä vieras että vastaanottaja hyötyvät lukuisista toiminnoista, kuten ennakkoviesteistä, ohjeistuksista ja nopeasta kirjautumisesta paikan päällä. Ennakkoilmoitettu vierailu nopeuttaa myös asiointia mahdollisen aulahenkilön kanssa ja näin vähentää altistumisriskiä.

Alla käymme läpi palvelumme muita työkaluja ja toimintoja, joilla voit vähentää infektioiden leviämistä ja suojata henkilökuntaasi ja vieraitasi.

Vierailijoiden ohjeistaminen ja seulonta

Huolehtiaksesi vieroilijoidesi ja henkilökuntasi turvallisuudesta, voi olla tarpeen ohjeistaa ja asettaa ehtoja vierailuille jo ennen saapumista tiloihisi. Palvelumme tarjoaa tähän useita eri keinoja.

1 Ohjeistus ennakkoviestissä

Vierailijan ennakkoviesti voi sisältää ohjeita vieraalle jo ennen saapumista. Kuten muistutuksen saapua paikalle vain täysin terveenä tai käytäntöjä esimerkiksi kättelyn ja tiloissa liikkumisen osalta.

2 Vierailuehdot

Vierailijan kirjautumiseen voidaan ottaa käyttöön vierailua koskevat ehdot, jotka vierailijan on hyväksyttävä voidakseen kirjautua. Ehdot voivat sisältää esimerkiksi vakuutuksen vieraalta, ettei hän ole matkustanut tietyillä epidemia-alueilla. Hyväksynnästä tallentuu tieto järjestelmään aikaleiman kera.

3 Systam Pass -perehdytyspalvelu

Monipuolisempi työkalu kyselyjen ja erilaisten perehdytysten luomiseen on Systam Pass -palvelumme, jolla voidaan välittää laajemmat ehdot ja tenttaus, jotka vieraan tulee hyväksyä ja suorittaa – lähtökohdin jo ennen saapumista. Pass-suorituksen linkki liitetään ennakkoviestiin, mutta suoritus on mahdollista tehdä myös saapuessa kirjautumisen yhteydessä. Lue lisää Pass-palvelusta.

Kosketusvapaa kirjautuminen

Kosketusvapaa kirjautuminen lisää paitsi mielenrauhaa, myös vähentää tehokkaasti infektioiden leviämisen mahdollisuutta. Kun tarve ylimääräiseen kosketukseen vähenee, on saapuminen entistä sujuvampaa ja miellyttävämpää. Kosketusvapaata kirjautumista voidaan hyödyntää kahdella eri tavalla.

1 Mobiili itsekirjautuminen

Vierailijan ennakkoviestissä voidaan tarjota linkki, jolla vierailija voi itse kirjautua esimerkiksi matkapuhelimellaan saapuessaan tiloihisi.

2 Ennakkoviestin QR-koodi

Yksilöllinen QR-koodi ennakkoviestissä minimoi kosketuksen tarpeen ja mahdollistaa nopean kirjautumisen paikan päällä näyttämällä koodia itsepalvelupäätteelle tai aulahenkilökunnalla.

Mahdolliset NDA:t voidaan myös hyväksyttää vierailijoilla mobiilisti.

Vierailun vastaanottaja saa aina automaattisen ilmoituksen saapuneesta vieraasta. Valitsemalla sähköpostin lisäksi SMS-ilmoitukset, viestit tavoittavat henkilökuntasi missä vain.

Parhaat käytännöt itsepalvelupäätteille

Kun itsepalvelupäätteitä käytetään esimerkiksi mahdollistamaan ennalta kutsumattomien vierailijoiden kirjautuminen, on monia keinoja vähentää riskiä infektioiden leviämisestä näyttöjen kautta.

1 Kosketusnäyttöjen desinfiointi

On suositeltavaa puhdistaa ja desinfioida näyttöjä säännöllisesti. Täältä löydät ohjeemme näyttöjemme suositeltavaan puhdistukseen ja niille soveltuviin aineisiin.

2 Käsidesin käyttö

Vierailijahallinnan palveluumme voidaan liittää infonäyttö automaattisella käsidesin annostelijalla. Sijoitettuna vierailijoiden saapumispaikkaan tai itsepalvelupäätteen viereen, näyttö muistuttaa käsien desinfioinnista ja voi lisäksi reagoida vieraan kirjautumiseen ja ohjeistaa esim. liikkumisesta tiloissa.

3 Kosketusnäyttökynät

Oman sormen käyttäminen kosketusnäytössä voi tuottaa vierailijoille epämukavuutta, vaikka hygieniasta olisikin huolehdittu. Tällöin voidaan käyttää kosketusnäyttökyniä kertaluontoisesti esim. asettamalla käytetyille kynille ”poistolaatikko”, josta henkilökunta desinfioi kyniä ennen palauttamista käyttöön.


Ota yhteyttä meihin, laitetaan vierailujen hallinta kerralla kuntoon: sales@systam.fi tai +358 10 470 3600