33 Meneekö vieläkin vihkoon? | Systam Oy

Meneekö vieläkin vihkoon?

Kirjoitimme kolme vuotta sitten huolestuneen artikkelin yritysvierailujen kirjaamisesta papereille ja lomakkeille. Aika ja COVID-19 ovat tehneet tehtäväänsä ja iloksemme yhä useampi toimija on siirtynyt sähköiseen vierailujen hallintaan, eivät kuitenkaan kaikki. Siksi nostimme uudelleen syitä, miksi yhdenkään vieraan ei tulisi enää kirjautua paperille.

Tässä muistutuksena asioita, miksi jokaisen yrityksen ja kiinteistön tulisi viimeistään nyt ottaa käyttöön sähköinen vierailutietojen hallinta:

1. Vaatimukset täyttävä tietoturva ja GDPR

Kun vierailijoista kerätään tietoja, henkilötietolaki velvoittaa tietojen kerääjää huolehtimaan, etteivät vieraita koskevat tiedot paljastu, muutu tai joudu asiattomille. Paperinen arkistointi on altis vahingoille ja selattavat vieraskirjat saattavat paljastaa tietoja muista kävijöistä, pahimmillaan esimerkiksi tietoja paikalla käyneistä kilpailijoista.

Keväällä 2018 voimaan tullut tietosuoja-asetus (GDPR) puolestaan lisäsi vastuuta tietojen käsittelyyn ja tietopyyntöihin. Näiden velvoitteiden asianmukaisen hoidon mahdollistaa vain ja ainoastaan sähköinen tietojen tallennus.

2. Parempi toimitila- ja henkilöturvallisuus

Sähköinen vierailujen hallinta on ainoa tapa valvoa kuka voi päästä tiloihisi ja tietää täsmälleen keitä on paikalla. Hätätilanteiden sattuessa on ensiarvoisen tärkeää tietää tiloissa olevien ihmisten määrä, mahdollinen sijainti sekä henkilötiedot. Reaaliaikainen helposti saatava läsnäolotieto nostaa turvallisuutta erityisesti evakuointitilanteissa.

3. Tehokkaampi tapa toimia

Käsin kirjaaminen ja tietojen etsiminen kansioista ja kirjoista on hidasta. Pilvipohjaisen vierailijahallinnan palvelun avulla käyttö on helppoa sekä vieraalle että henkilökunnalle ja tiedot ovat aina saatavilla helposti ja vaivattomasti. Automatisoimalla toimintoja vapautetaan käsiä muihin tehtäviin. Toiminnan tehostamista seuraavat usein kustannussäästöt.

4. Loistava vierailukokemus

Asiakaskokemukseen vaikuttavat monet asiat, mutta saapuvalle vieraallesi keskeistä on helppous ja sujuvuus (ja uudessa normaalissa myös korostettu turvallisuuden ja terveyden huomioiminen). Sähköisen vierailijahallinnan palvelun automaattiset ennakkoviestit, saapumisilmoitukset ja mahdollisuus nopeaan itsepalvelukirjautumiseen varmistavat vieraille vaivattoman saapumisen ja positiivisen vierailukokemuksen.



Vihkojen aika on lopullisesti ohi! Ota yhteyttä meihin, laitetaan vierailujen hallinta kerralla kuntoon: sales@systam.fi tai 010 470 3601