Älykäs kuntatalo: Näin vierailijahallinta parantaa palvelua ja turvallisuutta Lempäälä-talossa 

Lempäälän kunta rakennutti älykkään kuntatalon, joka yhdistää saman katon alle useita kuntalaisille suunnattuja palveluja. Hankkeen tavoitteena oli helpottaa kuntalaisten asiointia, parantaa heille suunnattua palvelua ja tilojen turvallisuutta ja saavuttaa kustannussäästöjä automaation avulla. Tänä päivänä Systam Visit -vierailijahallinnan ratkaisumme mahdollistaa helpomman arjen ja sujuvamman asioinnin kehutulla Palvelukäytävällä.   

Tehokas vierailijahallinta tukee modernia kuntatoimintaa 

Vuonna 2021 avattu Lempäälä-talo on moderni kuntakeskus ja yhteisöllinen kohtaamispaikka, jossa työskentelee yli 150 Lempäälän kunnan asiantuntijaa. Talossa toimii useita eri palveluntarjoajia niin valtiolta kuin yksityiseltä sektorilta ja aulan kautta kulkee kuukausittain keskimäärin 8000 henkilöä ja aulassa palvellaan lähes sata asiakasta päivässä. Tämä tekee asiakas- ja vierailijaliikenteen hallinnasta paitsi tärkeän, myös haastavan tehtävän. 

Manuaaliset prosessit, kuten vierailijoiden kirjaaminen ja ohjaaminen oikeaan tilaan ja asiantuntijalle, voivat helposti kuormittaa henkilökuntaa ja hidastaa palvelua. Lempäälä-talo vastasi haasteeseen ottamalla käyttöön Systam Visit -vierailijahallinnan ratkaisun, joka tukee älykkään kuntatalon tarpeita. Avullamme Lempäälän kunta on pystynyt tehostamaan palveluprosesseja, parantamaan turvallisuutta ja luomaan entistä parempia asiakaskokemuksia. 

Miksi vierailijahallinta on tärkeää? 

Vierailujen hallinta on keskeisessä roolissa modernin kuntatalon toiminnassa. Ratkaisun avulla voidaan varmistaa, että Lempäälä-talossa vierailevat kuntalaiset saavat sujuvaa ja turvallista palvelua samalla, kun henkilökunta voi keskittyä ydintehtäviinsä. Merkitystä korostaa entisestään suuri vierailijoiden ja toimijoiden määrä. 

Hyvin suunniteltu vierailijahallinta ei ole vain turvallisuuskysymys, vaan parantaa myös tehokkuutta ja asiakaskokemusta. Älykkäät järjestelmät vähentävät manuaalista työtä ja mahdollistavat entistä tarkemman vierailijaliikenteen seurannan. Tietoturva on myös kriittinen osa nykyaikaista vierailijahallintaa, erityisesti julkisissa tiloissa. Palvelumme täyttää GDPR- ja auditointivaatimukset varmistaen, että vierailijoiden tiedot käsitellään turvallisesti. 

Älykäs kuntatalo hyödyntää uutta teknologiaa 

Vierailijahallinta tuo Lempäälä-taloon useita merkittäviä hyötyjä, jotka näkyvät niin päivittäisessä toiminnassa kuin pidemmän aikavälin tehokkuudessa. Yksi ratkaisun keskeisimmistä eduista on reaaliaikainen tieto tiloissa liikkuvista henkilöistä. Tämä parantaa sekä turvallisuutta että asiakaspalvelua, sillä henkilökunnalla on aina ajantasainen näkymä vierailijoihin. Kun vastaanottaja saa automaattisen ilmoituksen vieraan saapumisesta, odotusajat lyhenevät ja vierailukokemus paranee merkittävästi. 

Systam Visit -vierailijahallinta automatisoi koko saapumis- ja vastaanottoprosessin, vapauttaen henkilökunnan resursseja muihin tehtäviin. Vierailijat saavat kutsun mukana saapumisohjeet ja QR-koodin, jonka avulla he kirjautuvat itsepalvelupäätteellä sekunneissa sisään. Kirjautumisen päätteeksi laite opastaa vierailijat oikeaan tilaan tai kerrokseen ilman vastaanottohenkilöstön apua sekä ilmoittaa vastaanottajalle vieraan saapumisesta.

Systam Visit on lisäksi mahdollista integroida kiinteistön muihin järjestelmiin, kuten kulunvalvontaan. Tämä mahdollistaa vierailijoiden sujuvan ja turvallisen liikkumisen heille sallituissa tiloissa esimerkiksi vierailijakorttia käyttäen. Tämä ei ainoastaan paranna turvallisuutta ja tilojen käyttöä, vaan vähentää myös henkilökunnan työtaakkaa automatisoiden liikkumisen kiinteistössä. 

Helposti integroitavat ratkaisumme tukevat tilojen tehokasta hallintaa. Esimerkiksi ovenpielinäytöt mahdollistavat tilavarausten tekemisen ja hallinnan reaaliajassa. Turhaan varatut huoneet voidaan vapauttaa automaattisesti. Tämä parantaa tilojen käyttöastetta ja vähentää hukkatilaa, mikä on erityisen tärkeää julkisissa tiloissa, joissa resurssien optimointi on avainasemassa. 

Lempäälä-talo esimerkkinä älykkäästä kuntatalosta 

Lempäälä-talon henkilökunnan ja vierailijoiden kokemukset vierailijahallinnan ratkaisusta ovat olleet innostuneita ja positiivisia. Palvelumme on pystynyt tehostamaan niin palveluprosesseja kuin lisäämään tilojen turvallisuutta. Tämä kaikki mahdollistaa sen, että henkilökunta voi keskittyä tärkeimpään: kuntalaisten palvelemiseen. 

Vierailijahallinta on hyvin olennainen osa laajempaa Palvelukäytävä-konseptia, joka yhdistää saumattomasti fyysisen ja digitaalisen palveluympäristön. Älykkäät ratkaisut, kuten Systam Visit -vierailijahallinta, ovat avainasemassa asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa. 

Lempäälä-talon esimerkki osoittaa, kuinka vierailijahallinta toimii tärkeänä osana älykästä kuntataloa. Kun vierailijoiden vastaanotto ja liikkuminen hoituvat sujuvasti ja turvallisesti, voidaan resursseja kohdentaa sinne, missä niitä eniten tarvitaan. 

Paranna rakennuksesi turvallisuutta ja vastaanota vierailijat tehokkaasti ja vaivattomasti Systam Visit -vierailijahallinnan avulla.

Lue lisää

Katso kaikki ajankohtaiset

Blogit

Aulan automatisointi – vastaanota vieraasi vaivattomasti

22/10/2024

Blogit

Verkostoitumassa ensi kertaa Kuntamarkkinoilla

01/10/2024

Blogit

Vierailijahallinta ja turvallisuusperehdytykset osana turvallisuusstrategiaa

26/08/2024

Blogit

NIS2-direktiivi asettaa uudet tietoturvastandardit vierailujen hallintaan

28/05/2024