33 Promeco | Systam Oy - Parempi vierailukokemus turvallisemmin ja tehokkaammin
← Takaisin listaukseen

Promeco

Promeco otti haltuun yhtenäiset vierailukäytännöt ja turvallisuusperehdytykset kaikkiin toimipisteisiinsä Suomessa ja Puolassa. Nyt Systam Respa ja Pass mahdollistavat koko konsernissa paitsi turvallisen tietojen hallinnan ja todennettavuuden, myös loistavan vierailukokemuksen tukemaan yrityksen brändiä.

Kohde

Promeco Group Oy on maailmanlaajuisesti toimiva vaativien sähkömekaanisten järjestelmien ja palveluiden ratkaisutoimittaja. Palvelut kattavat koko suunnittelu- ja tuotantoketjun tuotekehityksestä valmistukseen ja elinkaaripalveluihin. Promeco tarjoaa laadukkaita, viimeisintä tekniikkaa edustavia, kustannustehokkaita ratkaisuja niin meri- ja energiateollisuuden kuin raideliikenteen sekä valmistavan teollisuuden asiakkaille.

http://www.promeco.fi

Ota yhteyttä

Eroon paperista

Promecolla havahduttiin tilanteeseen, jossa heillä ei ollut nopeasti saatavilla olevaa sähköistä tietoa siitä, keitä heidän tiloissaan vierailee. Vieraiden kutsumiseen ja saapumisohjeisiin ei myöskään ollut yhteisiä ohjeita, joka saattoi aiheuttaa sekaannuksia tapaamisiin yhdellä paikkakunnalla olevien kahden toimipisteen välillä. Saapuvien vieraiden kirjaaminen sekä turvallisuusperehdytys hoidettiin paperilla, jolloin ei jäänyt digitaalista kuittausta esimerkiksi hyväksytyistä turvallisuusohjeista.

Tavoitteeksi otettiin parantaa sekä ihmisten että tietojen turvallisuutta ja tehdä saapuminen vieraille sujuvaksi, miellyttäväksi ja osaksi brändiä.

Kohti turvallisempia ja sujuvampia vierailuja

Kokonaisvaltaiseen vierailujen hallintaan valikoitui Systam Respa -palvelumme, johon liitettiin turvallisuusohjeiden perehdyttäminen Systam Pass -työkalun avulla. Sähköinen ja turvallinen vierailutietojen automaattinen tallentuminen sekä itsepalvelun mahdollistaminen ilmoittautumisautomaateilla on paitsi lisännyt turvallisuutta ja vapauttanut resursseja aulahenkilökunnalta, myös tuonut isoja etuja COVID 19 -aikana.

Ei tiedetty vielä syksyllä 2019, miten maailma muuttuisi ja kuinka kovasti vierailumäärät tulisivat vähenemään. Systamin avulla korona-aikanakin liikkuvat vieraamme otetaan laadukkaasti vastaan, vaikka aulahenkilökuntamme olisi etänä, ja turvallisuusohjeet saavuttavat vieraamme jo kauan ennen kynnyksen ylittämistä. Ja kyllähän tuo sähköinen jäljitettävyys on tänä aikana aivan huippujuttu.

-Satu Nieminen, Sales & Marketing Coordinator, Promeco Group Oy

Vieraan kutsuminen onnistuu helposti työntekijöiden oman kalenterin kautta ja vieras saa kattavat saapumisohjeet valitun tapaamispaikan perusteella.

Asiantuntijamme liikkuvat, ja ottavat vastaan vieraita myös muissa yksiköissä kuin kotipaikkakunnallaan. Systam Respan kautta kulkevat valmiit toimipistekohtaiset ennakkoviestit ja saapumisohjeet helpottavat omaa henkilöstöämme ja takaavat vieraillemme kattavat ohjeet oikeilla tiedoilla.

Saapuneesta vieraasta ilmoittava viesti vastaanottajalle on myös Promecolla koettu äärimmäisen hyväksi. Se mahdollistaa helposti valmiin vastauksen lähettämisen vieraalle – mukavan tavan kertoa, että saapumisesi on huomattu. Viestin mukana tuleva vieraan kuva puolestaan auttaa oikean henkilön löytymiseen aulasta.

Organisaatiossa on oltu myös erityisen mielissään integraatiosta, jossa vierailutiedot siirtyvät kiinteistön infonäytöille ja mahdollistavat ajantasaisen sisäisen tiedon siitä, ketä vieraita on paikalla.


 

Yhtenevät käytännöt läpi konsernin

Systamin palvelut otettiin yhdellä kertaa käyttöön kaikissa organisaation toimipisteissä, mikä on nähty suurena etuna niin käytännön työn kuin yritysimagon kannalta.

Kun palvelu on sama kaikissa toimipisteissä, saan yhdestä pisteestä tuettua kaikkien toimipisteidemme käyttäjiä ja haettua dataa koko konsernin vierailuista. Samat käytännöt ja ilme tekevät myös vierailukokemuksesta kansainvälisestikin yhtenevän ja osan brändiä.

Aktiivinen yhteistyö käyttöönotossa ja koulutuksissa oli avain onnistuneeseen uuden palvelun jalkauttamiseen. Toiminnot suunniteltiin huolella etukäteen ja koulutuksiin osallistettiin ihmisiä aulahenkilökunnasta muuhun henkilöstöön.

Käyttöönotto oli helppo, olimme toimittaneet materiaalia etukäteen ja laitteilla oli logot ja muut tiedot paikoillaan käyttöönoton päivänä. Ja vaikka Systamin henkilökuntaa ei ollut Puolassa paikan päällä, niin homma sujui käytännössä laittamalla töpseli seinään ja piuhat kiinni.

Systam kumppanina

Promecolla päällimmäinen kokemus yhteistyöstä Systamin kanssa on vaivattomuus. Yhteistyö on ollut helppoa, tukipalvelu toimivaa ja kiitosta he antavat myös asiakassuhteen hoidosta.

Itse olen ollut kovin tyytyväinen nopeaan vasteaikaan aina kun on jotain kysyttävää ollut! Proaktiivinen tiedottaminen esimerkiksi vinkkien muodossa on myös mahdollistanut meille palvelun tehokkaamman hyödyntämisen.



Ratkaisumme Promecolla

– 3 toimipistettä Suomessa ja 1 Puolassa

Systam Respa vierailijahallinta

  • RespaManager webpalvelu vierailijaliikenteen hallintaan ja seurantaan.
  • Vieraan ennakkoviestit ja nopea kirjautuminen QR koodilla.
  • Itsepalvelupääte Systam Respa Lite sekä erillinen vierailijakorttitulostin personoidulla yritysilmeellä.
  • Automaattiset ilmoitukset sekä vieraalle että vastaanottajalle.
  • Kalenteri-integraatio vierailun lisäämiseen helposti oman Outlook-kutsun kautta.
  • Infonäyttö-integraatio, jossa vierailutiedot siirtyvät sisäisille infonäytöille.

Systam Pass perehdyttäminen

  • Vierailijoiden turvallisuusperehdys liitettynä Systam Respa vierailijahallintaan varmistaa, että perehdytykset suoritetaan hyväksytysti ennen kirjautumista.
  • Webpalvelu perehdytyssisältöjen luontiin ja suoritusten seurantaan.
  • Sisällöt asiakkaan luotavissa ja muokattavissa helpolla editorilla.